Add-in per Outlook

L’add-in per Outlook porta il collega IA direttamente nella casella di posta, sotto forma di riquadro laterale. Il messaggio aperto fa da contesto. Questa pagina descrive le funzioni, la gestione degli allegati, l’accesso e la via della distribuzione all’interno dell’azienda.

L’add-in è uno sviluppo nostro.

Che cosa sa fare

• Riassumere l’e-mail aperta, anche conversazioni lunghe.
• Scrivere una bozza di risposta che finisce nella normale finestra di risposta di Outlook.
• Estrarre da un messaggio compiti e scadenze.
• Leggere anche file e allegati, si veda più sotto.
• Su richiesta riprendere il Suo stile di scrittura, se l’amministratore lo ha predisposto.

Gira in Outlook per Windows, per Mac, sul web e nel nuovo Outlook.

Non invia mai in automatico

L’add-in fornisce testo. La bozza finisce nella finestra di risposta nativa, e a spedirla è Lei. Non esiste un invio automatico, e la relativa autorizzazione Microsoft per l’invio non viene richiesta di proposito.

Non è una via laterale che aggira la piattaforma

Dietro il riquadro gira un vero agente sul Suo server, nella stessa istanza della chat web. Per gli amministratori questo ha tre conseguenze:

Diritti	Valgono gli stessi ruoli e le stesse regole per i connettori che valgono nella chat web
Consumo	Ogni turno viene misurato e compare nel consumo e nella fatturazione
Registro	Le chiamate ai connettori stanno nel registro di audit, come del resto sempre

Nessun traffico verso i modelli aggira la piattaforma.

File e allegati

Il riquadro legge i file da sé e inoltra soltanto il testo. Il file non lascia il Suo computer.

Formato	Che cosa viene letto
PDF	Testo per pagina, nessun OCR
Word .docx	Paragrafi comprese celle di tabella e interruzioni di riga
Excel .xlsx	Nome del foglio e righe, i vuoti fra le colonne restano
Testo .txt .md .csv .tsv .json .log .yml .xml	testo grezzo
Immagini JPEG e PNG	come allegato immagine, rimpicciolito prima dell’invio

Per ogni messaggio valgono limiti massimi per numero, dimensione e quantità di testo. Quando un limite viene raggiunto, il riquadro glielo dice, invece di tralasciare qualcosa in silenzio.

Non vengono letti i vecchi formati binari .doc, .xls e .ppt, PowerPoint, gli archivi, gli allegati in cloud (lì arriva solo un link) e le e-mail allegate. Anche in questi casi il riquadro ne indica il motivo.

I file entrano nella conversazione per tre vie: dal menu del campo di immissione, trascinandoli sull’area della chat e, per le immagini, dagli appunti.

Gli allegati scansionati hanno bisogno di uno strato di testo

Un PDF scansionato senza strato di testo non contiene testo leggibile. Il riquadro lo segnala espressamente, invece di produrre un riassunto vuoto.

Gli allegati dell’e-mail aperta

Gli allegati del messaggio aperto non vengono mai letti senza chiedere. Se l’e-mail ha allegati, dopo l’invio una scheda ferma il procedimento e Le fa scegliere uno per uno che cosa possa essere letto. Su richiesta il riquadro si ricorda la scelta per quella singola e-mail.

Per questo il client Outlook ha bisogno di una versione sufficientemente recente dell’interfaccia della cassetta postale. Se è troppo vecchia, la scheda lo dice e il procedimento prosegue senza allegati.

Istruzioni personali

Nelle impostazioni del riquadro c’è un campo per le indicazioni personali, per esempio «immer Sie, nie Gedankenstriche, Grussformel Freundliche Grüsse» (dare sempre del Lei, mai lineette, formula di saluto Freundliche Grüsse). Queste indicazioni stanno nella gerarchia al primo posto: battono le competenze, il profilo di stile di scrittura e le istruzioni dell’agente.

Vengono ricomposte dalle impostazioni a ogni invio e non vengono salvate nella cronologia. Se le cambia nel mezzo di una conversazione, vale subito la nuova versione.

Accesso senza password

Il riquadro non chiede alcuna password. L’accesso avviene invece tramite un codice di dispositivo:

1. Nel riquadro su «Anmelden» (accedere). Compare un codice breve.

2. «Im Browser fortfahren» (proseguire nel browser). Lì si apre una pagina di conferma sul Suo stesso dominio di chat, con lo stesso codice.

3. Cliccare su «Verbinden» (collegare). La pagina usa il Suo accesso già attivo nel browser. Se nel browser non è connesso, la pagina Le propone il login e il codice resta valido.

4. Il riquadro conclude il collegamento da sé.

Il procedimento scade dopo poco tempo. Alla fine il riquadro riceve esattamente un valore: la Sua chiave personale con il nome «Outlook-Add-in». È limitata nel tempo e si può revocare in qualsiasi momento, nelle impostazioni della chat web sotto «API-Schlüssel für Agenten» (chiavi API per gli agenti).

Il vantaggio di questa via: l’accesso a due fattori e, più avanti, l’accesso con Entra funzionano senza lavoro aggiuntivo, perché il login nel browser lo copre comunque già.

Un limite che dovrebbe conoscere

Le risposte dal riquadro non compaiono nella chat web

Ciò di cui parla nel riquadro di Outlook non compare nella cronologia della chat web. La cronologia vive nel riquadro. È una limitazione nota dell’interfaccia attraverso cui vengono collegati i client esterni.

La misurazione del consumo e la registrazione funzionano comunque per intero. Non nasce quindi alcuna lacuna sui costi e sulla tracciabilità, semplicemente non c’è una seconda cronologia della conversazione.

Per gli amministratori: presupposti

Presupposto	Dettaglio
TLS valido pubblicamente	Office carica esclusivamente HTTPS attendibile pubblicamente. Un’autorità di certificazione interna non basta, il riquadro resterebbe vuoto
Cassette postali su Exchange Online	POP3, IMAP ed Exchange locale non sono supportati dalla piattaforma degli add-in. Non c’è modo di aggirarlo
Diritti di amministratore in Microsoft 365	Ruolo «Amministratore globale» o «Amministratore di Exchange»
Dominio di chat raggiungibile	Il riquadro interpella lo stesso dominio della chat web

Le risposte devono essere inviate in continuo

Se il flusso di risposta viene messo in buffer invece che inviato in continuo, la finestra di visualizzazione di Outlook si interrompe dopo poco tempo con «nessuna connessione», benché lato server tutto funzioni correttamente. Ne sono colpite proprio le risposte lunghe e ricche di strumenti, quelle per cui in fondo si vuole l’add-in. La preimpostazione è corretta; non andrebbe modificata.

Per gli amministratori: configurazione

1. Mettere a disposizione l’add-in, in modo che venga distribuito sotto il Suo dominio di chat.

2. Creare l’agente. Creare nella chat un agente, per esempio con il nome Outlook-Assistent, con il modello standard del cliente e dapprima senza connettori.

3. Abilitare l’agente per l’accesso remoto. Senza questa abilitazione l’interfaccia nega l’accesso. Inoltre il diritto di ruolo «Remote-Agenten» (agenti remoti) deve essere impostato per i ruoli che devono usare l’add-in.

4. Indicare l’agente predefinito, così nessuno deve selezionarlo nel riquadro.

5. Verificare il manifesto. Non deve più contenere alcun segnaposto.

Distribuzione nell’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365

1. Aprire admin.microsoft.com, poi Impostazioni → App integrate.

2. Carica app personalizzate, quindi Componente aggiuntivo di Office e Carica file manifesto.

3. Assegnare a Solo io per fare prove, a singoli Utenti/gruppi per un pilota oppure all’Intera organizzazione per il rollout. Confermare le autorizzazioni e distribuire.

Metta in conto 24 ore

Finché l’add-in non compare nella barra multifunzione di tutti gli utenti passano, secondo Microsoft, fino a 24 ore. Outlook classico ha in più una cache locale.

Per un pilota la via che passa da aka.ms/olksideload è nettamente più rapida. Agisce per singola cassetta postale e ha effetto immediato su tutti i client di quella cassetta.

In caso di aggiornamenti alzi il numero di versione nel manifesto e lo aggiorni sotto App integrate. Il GUID resta sempre lo stesso. Un GUID nuovo vale come add-in estraneo e comparirebbe una seconda volta nella barra multifunzione.

Facoltativo: riprendere lo stile di scrittura

Se il riquadro deve imparare lo stile di scrittura personale dalle e-mail inviate, serve una propria registrazione dell’app in Entra, con un’autorizzazione di lettura delegata sulla cassetta postale. Senza questo passaggio l’add-in funziona per intero, manca solo la ripresa dello stile. Il token di accesso resta nel client e non va al Suo server. Un’autorizzazione all’invio non viene richiesta di proposito.

Ricerca degli errori

Sintomo	Causa e soluzione
L’add-in non compare nella barra multifunzione	La distribuzione richiede fino a 24 ore. Per provare subito, sideload. Riavviare Outlook classico
Il riquadro resta bianco	Verificare il certificato. Ne serve uno valido pubblicamente, non un’autorità di certificazione interna
Riquadro vuoto solo in Outlook sul web	Il riquadro non deve essere bloccato da header di framing
L’accesso all’agente viene negato	Manca l’abilitazione dell’agente per l’accesso remoto, oppure il diritto di ruolo è spento
Durante la chat viene chiesto di accedere	La chiave personale è scaduta. Disconnettersi nel riquadro e accedere di nuovo
Interruzione con le risposte lunghe	Il flusso di risposta viene messo in buffer invece che inviato in continuo
L’add-in manca ad alcune persone	La loro cassetta postale non è su Exchange Online

Gli errori del riquadro finiscono anche nel pannello di amministrazione sotto «Logs», scheda «Client-Fehler» (errori del client). Lì sta la causa tecnica con persona, piattaforma e nome del file, mai il contenuto di un file. Le voci vengono rimosse automaticamente allo scadere del termine di conservazione.