Consumo, budget e fatturazione

La misurazione del consumo è sempre attiva. Mostra quanto l’utilizzo costa realmente ed è la base per budget, limiti e giustificativi.

Che cosa viene misurato

La base sono i token di ogni singola richiesta, distinti fra ingresso e uscita. Ne deriva un importo per richiesta, che il pannello somma per persona, modello, giorno e mese. I prezzi dei modelli sono depositati nella configurazione e si possono riprendere dal catalogo del fornitore; la fatturazione avviene in euro a un tasso di cambio che viene congelato per ciascun mese di fatturazione. I mesi chiusi e i loro giustificativi restano così come erano.

Curare i prezzi conviene

Curi per ogni modello impiegato il prezzo e la dimensione del contesto. Se questi dati mancano, l’analisi lavora con ipotesi: appare allora plausibile ed è ugualmente sbagliata, e le conversazioni lunghe vengono troncate prima del necessario.

Budget mensile e limiti personali

Per l’organizzazione si può fissare un budget mensile comune in euro. È un serbatoio mensile comune, non un importo per persona. Senza un valore inserito non c’è budget. Nella panoramica lo stato viene messo a confronto con il consumo reale, con avviso e proiezione prima che si faccia stretto.

Se il budget sia solo mostrato oppure anche applicato lo decide Lei con un interruttore:

Impostazione	Effetto
disattivato	Il budget è puramente indicativo. Nessuno viene escluso.
attivato	Una volta esaurito il budget, le nuove richieste vengono rifiutate, per tutti gli account, amministratori compresi. Nella chat compare una barra informativa. Il pannello stesso resta utilizzabile.

Un aumento del budget, lo spegnimento dell’interruttore e il passaggio al mese successivo revocano di nuovo il blocco.

Inoltre si può fissare un limite mensile per persona.

Il fondo comune batte il limite personale

Se il serbatoio comune è vuoto, tutti sono a zero, anche chi è ben lontano dall’aver esaurito il proprio limite. Il limite personale è un freno aggiuntivo, non una prenotazione.

«Guthaben»: due significati

La parola «Guthaben» (credito) compare nel pannello in due punti e designa due cose diverse:

	«Guthaben» di una persona	«Guthaben» dell’organizzazione
Che cos’è	il conto di limite individuale, in euro	il saldo derivante dai versamenti registrati
A che cosa serve	applicazione tecnica dei blocchi per account	visione d’insieme commerciale di versamenti e consumo
Quando è rilevante	solo con applicazione attiva	non appena Lei registra dei versamenti

In breve: il credito per persona è una valvola, il credito dell’organizzazione è una contabilità. Il credito di token in sé è deliberatamente messo in comune a livello di organizzazione, affinché singole persone non si trovino davanti a un limite artificiale mentre altrove resta del budget.

Fatturazione e giustificativi

La pagina di fatturazione mostra il mese scelto con due voci: una tariffa di piattaforma per utente e il consumo di token misurato. Entrambe si possono emettere come CSV e come PDF. I versamenti sono registrati in un ledger a cui si può solo aggiungere: una correzione avviene come scrittura di segno opposto, la voce originale resta. I mesi passati si trovano in un archivio.

Meglio bloccato che sbagliato

Se manca una base di calcolo, il pannello blocca i giustificativi invece di calcolare in silenzio con zero. Un giustificativo che, senza messaggio di errore, indica una cifra troppo bassa sarebbe peggio di nessun giustificativo.

I giustificativi non sono fatture fiscali

CSV e PDF sono giustificativi, non fatture fiscali, e non c’è alcun collegamento ai pagamenti. Emissione delle fatture e incasso continuano a passare dalla Sua contabilità.

Le analisi

Due viste mostrano le stesse cifre da angolazioni diverse: una vista mensile sul mese di calendario con indicatori, andamento giornaliero e le tabelle per utente e per modello, e una vista mobile sulle ultime settimane con confronto rispetto al periodo precedente.

Per la domanda su una singola richiesta non è competente nessuna delle due; a questo servono i registri.