Utenti, gruppi e ruoli
Chi ha accesso e che cosa può fare si decide in tre punti: sull’account, sul ruolo e sul gruppo. Questa pagina descrive che cosa Lei ha a disposizione come amministratore per farlo.
Account
Sezione intitolata “Account”L’elenco degli utenti mostra tutti gli account con ruolo, modalità di accesso, stato, ultima attività e quota di consumo. Da lì Lei raggiunge tutto il resto su una persona: consultare il consumo, consultare gli accessi, esportare i dati, cambiare ruolo, ricaricare il credito, bloccare e cancellare.
Inserire le persone
Sezione intitolata “Inserire le persone”Ci sono due strade:
- L’invito è quella normale. La persona invitata imposta da sé la propria password, Lei non deve mai trasmetterne una. Gli inviti hanno una scadenza e valgono solo per l’indirizzo indicato. Facoltativamente la persona viene aggiunta automaticamente a uno o più gruppi al momento della registrazione.
- La creazione diretta genera un account senza registrazione, ruolo e gruppi compresi. Una password iniziale si può generare e mettere negli appunti, in modo che non finisca negli screenshot o nel riempimento automatico del browser.
Perché un invito vada a buon fine, il dominio di posta deve corrispondere ai domini ammessi per la registrazione. Se è configurato l’invio di posta, parte anche un’e-mail; altrimenti il link di invito lo spedisce Lei stesso.
Ruoli e diritti
Sezione intitolata “Ruoli e diritti”I ruoli raggruppano diritti. Accanto ai due ruoli di sistema per utenti e amministratori Lei può creare ruoli propri. I diritti sono raggruppati per tema:
| Gruppo | Di che cosa si tratta |
|---|---|
| «Werkzeuge» (strumenti) | Ricerca web, interprete di codice, ricerca nei file e citazioni, accesso ai connettori |
| «Chat-Funktionen» (funzioni di chat) | Risposte in parallelo, chat temporanee, segnalibri, memorie |
| «Erstellen und Teilen» (creare e condividere) | Agenti, prompt, competenze e link condivisi |
| «Remote-Agenten» (agenti remoti) | Agenti al di fuori della chat, ad esempio nell’add-in di Outlook |
| «Sichtbarkeit» (visibilità) | se utenti e gruppi compaiono nella finestra di dialogo di condivisione |
Inoltre Lei stabilisce per ciascun ruolo quali schede dei modelli sono visibili, si veda Modelli e schede dei modelli.
I gruppi sono la base per gli accessi e per la scelta dei modelli. O sono gestiti localmente nel pannello, oppure provengono dal Suo identity provider e sono allora in sola lettura, con i membri amministrati dall’identity provider.
Per ciascun gruppo si può stabilire quali connettori sono ammessi e quali schede dei modelli sono visibili. Principio: vince la regola più stretta.
Bloccare e cancellare
Sezione intitolata “Bloccare e cancellare”Un blocco è a tempo determinato o indeterminato e si può revocare in qualsiasi momento.
La cancellazione di un account elimina account, conversazioni, messaggi, file, chiavi, agenti e credito, ed è irreversibile. La finestra di dialogo richiede perciò una conferma esplicita e propone immediatamente prima l’esportazione dei dati: dopo la cancellazione non è più possibile fornire alcuna informazione, quindi il riscontro previsto dal GDPR deve avvenire prima. Facoltativamente si cancellano anche le transazioni di consumo; in tal caso però il giustificativo di fatturazione va perduto. Maggiori dettagli in Protezione dei dati e conservazione.
«Che cosa può fare questa persona, e perché»
Sezione intitolata “«Che cosa può fare questa persona, e perché»”Per ogni persona esiste una panoramica dei suoi accessi: ruolo, gruppi, connettori ammessi, schede dei modelli visibili e abilitazioni degli agenti. Per ogni voce è indicato quale livello ha preso la decisione, e il percorso che vi porta è collegato. È la via più rapida quando qualcuno segnala di non vedere un connettore o un modello.