File e conoscenza

Questa pagina separa tre cose che nel lavoro di tutti i giorni vengono continuamente confuse: allegare un file a un messaggio, rendere consultabile un intero insieme di documenti e cercare nelle proprie conversazioni. Due di esse ci sono già dopo l’installazione, una no.

Tre cose, una parola sola

Che cosa vuole	Come si chiama	Stato alla consegna
Il collega deve leggere adesso questo singolo file	Allegare un file (contesto)	attivo
Un insieme di molti documenti deve essere consultabile in modo duraturo	Ricerca nei file, detta anche RAG, abbreviazione di Retrieval-Augmented Generation, cioè risposte costruite su passaggi di testo consultati	disattivo, viene predisposta dall’amministratore
Cerco un passaggio nelle mie vecchie chat	Ricerca a testo integrale nelle conversazioni	attivo

L’elaborazione dei file proviene da LibreChat, così come l’interfaccia RAG che vi sta dietro.

Allegare un file a un messaggio

È il caso normale. Lei allega un documento al Suo messaggio, il contenuto passa nel contesto di questa conversazione e Lei fa la Sua domanda al riguardo. Si allega dal menu del campo di immissione oppure trascinando il file sulla finestra della chat.

Ha senso per singoli documenti: verificare un contratto, riassumere un verbale, far analizzare una tabella. Il contenuto resta in questa conversazione e non diventa un insieme consultabile.

Formati

Vengono elaborati i consueti formati d’ufficio e di testo, tra cui PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), testo, Markdown, CSV, JSON e XML. Vanno bene anche le immagini nei formati JPEG, PNG, GIF e HEIC, ma soltanto su una scheda del modello che capisce le immagini. Sulla scheda di solo testo un’immagine resta senza effetto, si veda Chat e modelli.

L’elenco esatto dei tipi di file ammessi è configurabile. Dove, è spiegato più sotto nella sezione per gli amministratori.

Limiti

Quanti file Lei possa allegare a un messaggio e quanto grande possa essere un file lo stabilisce l’amministratore. La preimpostazione è generosa e raramente è il limite vero. Nella pratica conta di più quanto testo un modello riesce a leggere in una richiesta. Un documento di diverse centinaia di pagine riempie il contesto, scaccia il resto della conversazione e peggiora la risposta. Per insiemi di questo genere esiste la ricerca nei file.

I documenti scansionati hanno bisogno di uno strato di testo

Il riconoscimento del testo non fa parte della fornitura. Un PDF composto solo da immagini, per esempio un contratto scansionato o una ricevuta fotografata, non contiene testo leggibile. Vale nella chat web esattamente come nell’add-in per Outlook.

La via consueta: convertire prima il documento in un PDF di testo consultabile con lo strumento che preferisce (molti scanner e sistemi di gestione documentale lo fanno comunque già), oppure copiare il testo e incollarlo nella chat.

Ricerca nei file su un insieme di documenti

La ricerca nei file è un’altra cosa rispetto all’allegare. I documenti caricati vengono suddivisi in sezioni e archiviati in modo che la ricerca non avvenga per parole chiave, ma per somiglianza di contenuto. In risposta a una domanda il collega estrae poi in modo mirato le sezioni pertinenti, invece di mettere l’intero documento nel contesto.

Il vantaggio si vede con documenti numerosi e lunghi: una manciata di manuali, una raccolta di direttive, l’archivio di un progetto. Invece di «legga queste 400 pagine» diventa «trovi i tre passaggi che rispondono alla mia domanda».

Alla consegna è disattivata

La ricerca nei file è disattivata di fabbrica, perché presuppone componenti aggiuntivi e un fornitore per gli embedding. In questo modo dopo l’installazione è visibile solo ciò che funziona davvero. Come attivarla è spiegato più sotto.

Ricerca a testo integrale nelle proprie chat

La ricerca nella barra laterale cerca nelle Sue conversazioni, non nei Suoi documenti. Trova il punto in cui una cosa è stata discussa. Questa ricerca è sempre attiva, non ha bisogno di alcun fornitore di embedding.

Per gli amministratori

Attivare la ricerca nei file

1. Indicare un fornitore per gli embedding. Senza di esso i documenti non si possono preparare per la ricerca per contenuto. Chi vuole tenere il posizionamento UE sceglie un fornitore che elabora in territorio UE.

2. Mettere a disposizione i componenti aggiuntivi necessari. La ricerca nei file porta con sé un proprio servizio per la preparazione e la consultazione dei documenti; viene interpellato soltanto internamente.

3. Abilitare l’interfaccia. Solo a quel punto l’interruttore compare nella chat.

4. Verificare il diritto di ruolo. Nell’editor dei ruoli, sotto «Werkzeuge» (strumenti), si trova il diritto «Datei-Suche (RAG)» (ricerca nei file) con la nota «Hochgeladene Dokumente durchsuchen» (cercare nei documenti caricati). Facoltativamente, accanto, «Datei-Zitate» (citazioni dai file) per le indicazioni di fonte tratte dai file. Chi vuole dare la ricerca nei file solo ad alcuni ruoli cura il diritto esclusivamente qui.

5. Verificare poi che in una chat nuova la ricerca restituisca davvero risultati tratti dall’insieme dei documenti.

L’errore più frequente

La ricerca nei file resta senza effetto perché i componenti aggiuntivi non sono affatto in esecuzione. L’interruttore è visibile, ma ogni richiesta cade nel vuoto. Prima di abilitarla, quindi, si controlli che il servizio di ricerca sia in funzione.

Modificare i limiti e i tipi di file ammessi

Nel pannello, sotto «Konfiguration → Dateien & Speicher» (configurazione, file e archiviazione). Lì si trovano i limiti massimi per i caricamenti, il limite per le immagini del profilo e l’elenco dei tipi di file ammessi.

Un intervento sensato in fase di installazione è abbassare il limite massimo per file a un valore realistico per il Suo lavoro quotidiano. Così i video e gli archivi caricati per sbaglio restano fuori dall’archiviazione.

Che cosa succede quando si elimina un account

Quando una persona viene eliminata dal pannello di amministrazione, vengono rimossi anche i suoi file e gli indici di ricerca vengono ripuliti. Prima di procedere, il dialogo offre esplicitamente «Daten exportieren (JSON)» (esportare i dati in JSON), perché l’informativa prevista dal GDPR deve avvenire prima della cancellazione.