Agenti e competenze

Gli agenti e le competenze (skill) sono i due strumenti con cui il collega IA generico diventa un collega fatto per la Sua azienda. Questa pagina spiega la differenza, la ripartizione dei compiti fra i due e le regole di abilitazione che vanno rispettate senza eccezioni.

Entrambe le funzioni provengono da LibreChat. Da parte nostra arrivano la logica di abilitazione nel pannello di amministrazione e le regole operative.

Agente e competenza, la differenza

	Agente	Competenza
Che cos’è	un ruolo con una dotazione fissa	un processo standard messo per iscritto
Contiene	persona e istruzioni, un modello stabilito, una selezione di strumenti	sapere passo per passo: quali campi, quale ordine, quali regole
Nel contesto	in permanenza, finché Lei ci parla	solo il nome e una breve descrizione. Il contenuto viene caricato solo all’occorrenza
Esempio	«Outlook-Assistent», che riassume le e-mail e abbozza le risposte	«Ecco come redigiamo un’offerta», con i campi obbligatori e il loro ordine

Il secondo punto è quello importante: una competenza non costa quasi nulla finché non serve. Il modello vede solo la descrizione e su quella base decide se caricare il testo completo. Per questo una competenza può essere molto più dettagliata di un prompt di sistema.

La ripartizione dei compiti

Il sapere sui processi appartiene alle competenze, non all’agente. L’agente resta un involucro sottile: persona, modello, strumenti.

Il motivo è pratico. Le competenze sono semplici file, portabili e versionabili. Un agente, invece, vive nella banca dati di una singola istanza e non si può né creare dalla configurazione né esportare comodamente. Chi mette il proprio sapere negli agenti se lo ricostruisce a mano su ogni nuova istanza. Chi lo mette nelle competenze copia un file.

Un agente proprio serve solo quando una scheda del modello non basta, per esempio perché è previsto in modo fisso un determinato connettore oppure perché un ruolo deve ricevere un proprio corredo di strumenti.

Usare gli agenti

Gli agenti compaiono nel selettore dei modelli in un sottomenu tutto loro. Lei sceglie l’agente come una scheda del modello, dopodiché la conversazione prosegue con le sue istruzioni e i suoi strumenti.

Un agente può compiere più passi di seguito, quindi consultare, leggere, calcolare e solo allora rispondere. Il numero di passi per ogni esecuzione è limitato.

Chi può costruire gli agenti

Alla consegna, usare gli agenti è aperto a tutti. Costruire agenti è un diritto a sé ed è collocato nell’editor dei ruoli sotto «Erstellen & Teilen» (creare e condividere):

Diritto	Significato
«Agents nutzen» (usare gli agenti)	selezionare gli agenti esistenti e lavorarci
«Agents erstellen» (creare agenti)	costruire agenti propri nel builder
«Agents teilen» (condividere agenti)	abilitare un agente a persone o gruppi

L’assetto consueto è: il personale ordinario usa, un piccolo gruppo costruisce. Questo mantiene il numero degli agenti sotto controllo e impedisce che nascano venti varianti a metà dello stesso assistente.

Gli agenti costruiti in proprio girano di fabbrica esclusivamente sulle schede UE. È un confine voluto: un agente costruito in proprio non deve inviare per sbaglio dati attraverso un fornitore non UE.

Come agisce una competenza

Una competenza è una cartella con un file SKILL.md. In alto stanno il nome e la descrizione, sotto le istruzioni.

La descrizione è il campo più importante. È lei a decidere se la competenza si attivi o no. Dovrebbe contenere le formulazioni con cui il personale nomina davvero il compito («erstelle eine Offerte», cioè «redigi un’offerta», oppure «erfasse den Auftrag im ERP», cioè «registra l’ordine nell’ERP»). Una descrizione vaga fa sì che la competenza non scatti mai.

Ci sono tre vie per cui una competenza entra in gioco:

1. Il modello la sceglie da sé nel catalogo, in base alla descrizione.
2. Lei la richiama a mano nella chat, dal menu $.
3. È contrassegnata come sempre attiva. Da usare con parsimonia, perché il suo contenuto sta allora in ogni conversazione.

Il prompt di sistema obbliga il collega a seguire rigorosamente un processo standard messo per iscritto e a dichiarare espressamente gli scostamenti facendoli confermare. La competenza fornisce dunque il sapere, il prompt la disciplina.

Abilitare le competenze

Ci sono due vie per mettere a disposizione una competenza, e si comportano in modo diverso.

Via	Come	Visibile a chi
Caricamento nell’interfaccia	l’amministratore carica la competenza e la condivide in modo mirato	solo le persone e i gruppi abilitati
Messa a disposizione sull’intera istanza	l’amministratore deposita la competenza come file sul server	l’intera istanza, in sola lettura

Sulle schede dei modelli il catalogo delle competenze è attivo. Ciò che vi si trova, però, non è «tutto», bensì esattamente ciò che è stato abilitato alla persona in questione. A questo si aggiunge il diritto di ruolo «Skills nutzen» (usare le competenze), che nel pannello porta la nota «Freigabe pro Person/Rolle, nie pauschal ausrollen» (abilitazione per persona o per ruolo, mai distribuire in blocco).

Non distribuire mai le competenze in blocco

Una competenza messa a disposizione sull’intera istanza prevale su una competenza dello stesso nome proveniente dalla banca dati. Se quindi deposita sul server, come file, anche una competenza pensata solo per le vendite, scavalca l’abilitazione mirata. Da quel momento la competenza è visibile a tutti, senza che nessuno abbia cambiato nulla.

Regola: la messa a disposizione sull’intera istanza è riservata alle competenze che possono valere per l’intera istanza e che non contengono contenuti riservati. Tutto il resto viene caricato e condiviso in modo mirato.

Per lo stesso motivo nella configurazione non c’è alcun elenco fisso di competenze. Un elenco del genere legherebbe le competenze nominate a tutti gli utenti della scheda.

Le competenze condivise sono dapprima inattive

Una competenza condivisa con una persona non è attiva per impostazione predefinita presso di lei: dovrebbe prima accenderla lei stessa. Se le competenze abilitate devono avere effetto subito, lo si può cambiare nel pannello in fase di configurazione. Questa impostazione appartiene al pannello, altrimenti l’avvio sovrascrive a ogni riavvio i diritti sulle competenze curati nell’editor dei ruoli.

Che cosa viene fornito

Un’impalcatura, non un agente finito.

• I contenuti delle competenze non vengono forniti. Contengono indicazioni riservate e processi interni e per questo vengono portati sul server a mano.
• Per gli agenti standard esistono definizioni di esempio con cui si può creare una dotazione di base una volta per istanza. Sono contrassegnate espressamente come impalcatura e vanno verificate contro l’istanza in esercizio.

Il motivo è una particolarità di LibreChat: gli agenti non si possono definire nella configurazione e nel builder non esiste un export. La configurazione può referenziare un agente solo tramite il suo identificativo.

Per gli amministratori

Condividere un agente globalmente come lettore

Altrimenti la scheda sparisce per gli utenti ordinari

Se fa puntare una scheda del modello su un agente, deve condividere l’agente globalmente come lettore. Altrimenti il controllo degli accessi filtra via la scheda per tutti coloro che non possiedono l’agente. A Lei, come amministratore, sembra allora tutto a posto, mentre il Suo personale la scheda semplicemente non la vede.

La condivisione si imposta una volta sola nell’interfaccia degli agenti.

Se l’agente deve essere raggiungibile anche fuori dalla chat, per esempio nell’add-in per Outlook, gli serve un’abilitazione propria per l’accesso remoto. Quali agenti siano interessati lo vede nel pannello sotto «Verwaltung → Remote-Agenten» (amministrazione, agenti remoti).

Curare le competenze sul server

1. Depositare la cartella con SKILL.md nell’archivio previsto a tal fine sul server.

2. Riavviare l’applicazione, poiché le competenze messe a disposizione sull’intera istanza vengono lette all’avvio.

3. Testare, e farlo in entrambe le direzioni. In positivo: la competenza scatta sulle formulazioni che stanno nella sua descrizione? In negativo: si tiene fuori dai compiti estranei?

Limitare il catalogo

Da circa cinque competenze in su vale la pena mettere un tetto al catalogo. Altrimenti cresce l’elenco delle descrizioni portato dietro in ogni conversazione, e costa token in ogni chat.

Lo stesso principio vale per i connettori: pochi strumenti descritti con chiarezza battono i molti.