Registri e audit

Esistono due viste di registro con due compiti diversi. L’una risponde alla domanda su che cosa il sistema ha fatto, ossia quali richieste sono state eseguite e quanto sono costate. L’altra risponde alla domanda su chi ha modificato qualcosa e chi ha avuto accesso a quali dati.

Registro di utilizzo

Qui si trova ogni singola richiesta al modello con momento, modello, fornitore, persona, token e costi, oltre ad alcuni indicatori tecnici sulla qualità della risposta. Le richieste di una stessa conversazione si possono osservare raggruppate. La vista si può filtrare e ordinare, e ciò che viene mostrato filtrato si può esportare come CSV esattamente in quella forma.

Nessun contenuto delle conversazioni

Viene mostrato solo l’identificativo di una conversazione, mai il suo titolo e mai il suo contenuto. È una scelta deliberata a tutela dei dati: la vista di amministrazione deve mostrare quanto qualcosa è costato, non di che cosa qualcuno ha scritto.

Accanto a essa c’è una vista per gli errori tecnici e una vista diagnostica per la ricerca dei guasti sui connettori.

Cronologia delle modifiche e prova sui connettori

La seconda vista registra ogni azione che modifica nel pannello, quindi tutto ciò che crea, cambia o cancella, con momento, persona che agisce, oggetto interessato ed esito. Per una voce si possono confrontare lo stato precedente e quello successivo. Le autenticazioni sono comprese, anche quelle fallite.

Viene parimenti annotata ogni chiamata di strumento tramite un connettore, con la decisione e la motivazione, ossia quale regola l’abbia permessa o negata. In questo modo è ricostruibile perché un accesso sia avvenuto, e non soltanto che sia avvenuto. Entrambe le tracce si possono esportare come CSV.

I segreti vengono oscurati

Se Lei modifica una chiave di accesso, nel registro compare che la chiave con quel nome è stata modificata, mai il valore. I valori che sembrano un segreto vengono sostituiti da un segnaposto. Un’esportazione è quindi innocua anche quando il destinatario non deve vedere alcuna chiave.

Per quanto tempo le voci vengano conservate lo stabilisce Lei nella Sua politica di cancellazione, si veda Protezione dei dati e conservazione.

A che cosa Le serve

Obbligo di prova. Quando qualcuno chiede chi abbia modificato quale impostazione e quando, oppure chi abbia avuto accesso a quali dati di un sistema collegato, senza registro non si può rispondere. Questo vale in particolare per i connettori che funzionano in modalità account di servizio.

Ricerca dei guasti. Se qualcuno segnala «lo strumento non risponde», le viste separano nettamente i casi: una chiamata negata è una decisione e figura nell’audit, un errore tecnico figura nella diagnostica. Ciò evita di tirare a indovinare.

Analisi dei costi. Il registro di utilizzo mostra quale modello, quale persona e quale tipo di conversazione trainano il consumo. Una vista filtrata più un’esportazione CSV bastano di solito a rispondere alla domanda «perché il mese scorso è costato di più». La vista aggregata corrispondente si trova in Consumo, budget e fatturazione.