Muster für Konnektoren
Konnektoren unterscheiden sich weniger im Produkt dahinter als in der Art, wie sie sich am Zielsystem anmelden. Genau diese Art entscheidet darüber, wo die Datengrenze liegt und wie viel Arbeit Sie im Admin-Panel haben.
Drei Bauformen decken praktisch alles ab, was in einem KMU anfällt. Diese Seite beschreibt jede davon mit denselben drei Fragen: wofür sie taugt, wie die Rechte laufen und worauf Sie achten müssen. Welches Produkt Sie tatsächlich anschliessen, spielt für die Bauform keine Rolle.
Muster A: Geschäftsanwendung über ein Dienstkonto
Abschnitt betitelt „Muster A: Geschäftsanwendung über ein Dienstkonto“Wofür es taugt. Ihr ERP, Ihre Warenwirtschaft, Ihre Buchhaltung, also die Systeme mit Kunden, Belegen, Projekten und Personaldaten. Solche Anwendungen bieten meist einen technischen Zugang über einen Schlüssel an, aber keinen personenbezogenen Zugang über eine Schnittstelle.
Wie die Rechte laufen. Der Konnektor hält einen technischen Zugang und meldet sich für alle Personen gleich an. Das Zielsystem kennt die anfragende Person nicht, es sieht nur das Dienstkonto. Es kann Ihre Mitarbeitenden deshalb nicht auseinanderhalten.
Die Antwort darauf ist nicht ein Filter im Prompt, sondern die Struktur der Konten: pro Rechteprofil ein eigenes Dienstkonto und eine eigene Konnektor-Instanz, statt eines Generalschlüssels für alle. Ein Zugangsschlüssel erbt vollständig die Rechte seines Kontos im Zielsystem. Damit ist das Konto hinter dem Schlüssel die eigentliche Datengrenze, nicht die Konfiguration und nicht der Prompt. Was das Konto nicht sehen darf, sieht auch der Chat nicht, unabhängig davon, was das Modell versucht.
Die Freigaben in EU Cowork AI kommen zusätzlich dazu. Sie entscheiden, wer welche Instanz überhaupt zu sehen bekommt. Ist eine Freigabe im Panel einmal zu weit gesetzt, trägt immer noch die Rechtegrenze des Dienstkontos.
| Instanz mit eigenem Dienstkonto | Gedacht für |
|---|---|
| weitestes Rechteprofil | Geschäftsleitung |
| kaufmännische Sicht | Finanzen und Administration |
| technische Sicht ohne kaufmännische Daten | Service und Projekte |
Welche Rechte diese Profile tatsächlich haben, legen Sie im Zielsystem fest, nicht bei uns.
Worauf Sie achten.
Dazu drei Punkte, die im Alltag zählen:
- Standardregel sofort auf verweigert. Setzen Sie die Standardregel jeder Instanz auf verweigert, bevor Sie irgendjemanden freigeben.
- Halten Sie die Freigabe im Zielsystem lesend, wo immer der Anwendungsfall das zulässt. Schreiben, Anlegen und Löschen schalten Sie nur für einzelne Objekte frei, für die Sie den Bedarf wirklich haben.
- Nutzen Sie das Protokoll. Jede Entscheidung wird unveränderlich mitgeschrieben. Im Protokoll des Zielsystems ist zusätzlich erkennbar, aus welchem Profil eine Abfrage kam. Getrennte Dienstkonten zahlen sich hier ein zweites Mal aus.
Brauchen Sie eine feinere Trennung, ist der Weg nicht ein zusätzlicher Filter im Chat, sondern ein weiteres Konto mit engeren Rechten und eine weitere Instanz des Konnektors.
Muster B: Dateiablage mit Anmeldung pro Person
Abschnitt betitelt „Muster B: Dateiablage mit Anmeldung pro Person“Wofür es taugt. Ihr Dokumentenmanagement, Ihr Cloud-Speicher, Ihre Team-Ablage. Also Systeme, in denen die Zugriffsrechte ohnehin schon fein und personenbezogen gepflegt sind und in denen es einen personenbezogenen Zugang über eine Schnittstelle gibt.
Wie die Rechte laufen. Jede Person meldet sich einmal selbst an. Beim ersten Gebrauch wählt sie das Werkzeug im Chat und klickt auf Verbinden, landet im gewohnten Anmeldedialog des Zielsystems, bestätigt dort den Zugriff, und ab dann arbeitet der Konnektor mit ihrem persönlichen Zugang.
Damit gilt: Wer einen Ordner im Zielsystem nicht sehen darf, sieht ihn auch im Chat nicht. Die Rechte werden dort gepflegt, wo sie ohnehin gepflegt werden, und müssen bei uns nicht nachgebaut werden. Ein Rechtewechsel im Quellsystem wirkt sofort auch im Chat.
Das ist der bevorzugte Weg. Wenn ein System diese Anmeldeart anbietet, nehmen Sie sie. Die Rechte des Zielsystems sind bereits die Grenze, und sie sind feiner, als eine Regel davor je sein könnte: bis auf Dokument- und Feldebene statt nur bis auf Konnektor- und Werkzeugebene.
Worauf Sie achten.
- Der Abnahmetest ist ein Vergleich. Zwei Testpersonen mit unterschiedlichen Rechten im Zielsystem müssen im Chat nachweislich unterschiedlich viel sehen. Sieht jede alles, arbeitet der Konnektor nicht mit den Rechten der Person.
- Nur lesend, wo das reicht. Ein ausdrücklicher Nur-Lese-Schalter in der Brücke ist mehr wert als der Vorsatz, nicht zu schreiben. Bereiche, die der Anwendungsfall nicht braucht, etwa Mail, Kalender oder Chat-Verläufe, schalten Sie gar nicht erst frei. Jede zusätzliche Berechtigung verlangt ohnehin eine erneute Einwilligung.
- Der Zugang bleibt bestehen und muss erneuert werden können. Fehlt die Berechtigung, die Verbindung im Hintergrund zu erneuern, stirbt sie nach kurzer Zeit, und jede Person muss neu verbinden.
Muster C: Nur lesende Brücke zu einem Fachsystem
Abschnitt betitelt „Muster C: Nur lesende Brücke zu einem Fachsystem“Wofür es taugt. Ihr Monitoring, Ihre Inventarisierung, Ihr Ticketsystem. Also Fachsysteme, aus denen Sie Auskunft wollen, in denen aber niemand aus dem Chat heraus etwas verändern soll.
Wie die Rechte laufen. Technisch ist das ein Dienstkonto wie in Muster A. Der Unterschied liegt in der Absicht: Hier soll ausschliesslich gelesen werden. Und genau da lohnt sich der Aufwand, das Lesen wirklich zu erzwingen, statt es zu versprechen. Drei Ebenen tragen dazu bei, und jede würde für sich allein genügen:
- Der technische Zugang im Zielsystem bekommt nur Leserechte. Damit lehnt das Zielsystem jeden schreibenden Aufruf selbst ab, unabhängig von unserer Software.
- Die Brücke bietet gar keine schreibenden Werkzeuge an. Was nicht existiert, kann nicht aufgerufen werden.
- Die Freigabe entscheidet, wer die Werkzeuge überhaupt sieht.
Die härteste Grenze ist eine andere. Diese Ebenen verhindern, dass geschrieben wird. Sie sagen nichts darüber, wie viel gelesen werden darf. Standardmässig sieht ein technischer Zugang meist das ganze System.
Geben Sie dem technischen Zugang deshalb im Zielsystem nur die Bereiche, die er wirklich braucht. Was er nicht sieht, existiert für den Chat schlicht nicht. Das ist die härteste verfügbare Grenze, sie liegt vollständig bei Ihnen im Fachsystem, und sie lässt sich weder durch einen Prompt noch durch einen Fehler in unserer Software umgehen. Brauchen Sie mehrere Sichten, ist der Weg derselbe wie in Muster A: ein zweiter technischer Zugang mit engerem Bereich, eine zweite Instanz der Brücke, und im Panel bekommt jede Person genau eine davon.
Worauf Sie achten.
- Ein Selbsttest ist die Mühe wert. Ein kleines Prüfprogramm, das die Anmeldung, die tatsächlich gewährten Rechte und einen Lesezugriff nachweist, macht aus einer Zusicherung einen Beleg. Es lässt sich nach jeder Änderung erneut ausführen.
- Gestufte Antworten sparen bei jeder Frage. Eine Detailabfrage sollte zuerst nur die Stammdaten laden und umfangreiche Abschnitte erst auf ausdrückliche Anforderung nachliefern.
- Für Fragen über viele Objekte ein Auswertungswerkzeug. Zehn Einzelabfragen kosten zehn Ergebnisse im Kontext, eine Auswertung kostet eines.
- Alle sehen dasselbe. Das Fachsystem kennt den einzelnen Chat-Nutzer nicht, es sieht nur den technischen Zugang. Die Trennung zwischen Ihren Mitarbeitenden macht ausschliesslich die Freigabe im Panel und der Bereich, den Sie dem Zugang gegeben haben.
Was der Werkzeug-Katalog kostet
Abschnitt betitelt „Was der Werkzeug-Katalog kostet“Alle drei Muster teilen eine Eigenschaft: Der Werkzeug-Katalog eines Konnektors, also Name, Beschreibung und Parameter jedes Werkzeugs, wird dem Modell bei jeder einzelnen Nachricht mitgeschickt. Er ist keine einmalige Investition, sondern eine laufende Miete auf jeden Chat.
Die Grössenordnung ist erheblich: Ein umfangreicher Konnektor kann über hundert Werkzeuge anbieten und damit einen beträchtlichen Teil des verfügbaren Kontexts belegen, bevor die erste Frage gestellt ist. Auf den Anwendungsfall beschränkt, bleibt davon oft nur ein kleiner Bruchteil übrig.
Der zweite Effekt ist mindestens so wichtig: Je mehr ähnlich klingende Werkzeuge im Katalog stehen, desto häufiger greift das Modell zum falschen. Ein schmaler Katalog liefert nicht nur günstigere, sondern auch verlässlichere Antworten.
Schalten Sie Werkzeuge deshalb einzeln und auf Nachfrage frei, nicht vorsorglich.