Outlook-Add-in

Das Outlook-Add-in bringt den KI-Kollegen als seitliches Fenster direkt in den Posteingang. Die geöffnete Nachricht dient dabei als Kontext. Diese Seite beschreibt den Funktionsumfang, den Umgang mit Anhängen, die Anmeldung und den Weg der Verteilung im Unternehmen.

Das Add-in ist eine Eigenentwicklung.

Was es kann

• Die geöffnete Mail zusammenfassen, auch lange Verläufe.
• Einen Antwortentwurf schreiben, der im normalen Antwortfenster von Outlook landet.
• Aufgaben und Fristen aus einer Nachricht herausziehen.
• Dateien und Anhänge mitlesen, siehe unten.
• Auf Wunsch Ihren Schreibstil übernehmen, wenn der Admin das eingerichtet hat.

Es läuft in Outlook für Windows, für Mac, im Web und im neuen Outlook.

Es wird nie automatisch gesendet

Das Add-in liefert Text. Der Entwurf landet im nativen Antwortfenster, und abgeschickt wird er von Ihnen. Es gibt keinen Automatikversand, und die zugehörige Microsoft-Berechtigung zum Senden wird bewusst nicht angefragt.

Es ist kein Nebenweg an der Plattform vorbei

Hinter dem Pane läuft ein echter Agent auf Ihrem Server, in derselben Instanz wie der Web-Chat. Das hat für Administratoren drei Folgen:

Rechte	Es gelten dieselben Rollen und dieselben Regeln für Konnektoren wie im Web-Chat
Verbrauch	Jeder Turn wird gemessen und erscheint in Verbrauch und Abrechnung
Protokoll	Konnektor-Aufrufe stehen im Audit-Log, wie sonst auch

Kein Modell-Verkehr läuft an der Plattform vorbei.

Dateien und Anhänge

Das Pane liest Dateien selbst aus und schickt nur den Text weiter. Die Datei verlässt Ihren Rechner nicht.

Format	Was gelesen wird
PDF	Text pro Seite, kein OCR
Word .docx	Absätze inklusive Tabellenzellen und Zeilenumbrüchen
Excel .xlsx	Blattname und Zeilen, Spaltenlücken bleiben erhalten
Text .txt .md .csv .tsv .json .log .yml .xml	roher Text
Bilder JPEG und PNG	als Bild-Anhang, vor dem Senden verkleinert

Pro Nachricht gelten Obergrenzen für Anzahl, Grösse und Textmenge. Wird eine Grenze erreicht, sagt Ihnen das Pane das, statt still etwas wegzulassen.

Nicht gelesen werden die alten Binärformate .doc, .xls und .ppt, PowerPoint, Archive, Cloud-Anhänge (dort kommt nur ein Link an) und angehängte E-Mails. Auch in diesen Fällen nennt das Pane den Grund.

Dateien kommen auf drei Wegen ins Gespräch: über das Menü im Eingabefeld, per Ziehen auf den Chat-Bereich und, bei Bildern, über die Zwischenablage.

Gescannte Anhänge brauchen eine Textebene

Ein eingescanntes PDF ohne Textebene enthält keinen auslesbaren Text. Das Pane meldet das ausdrücklich, statt eine leere Zusammenfassung zu erzeugen.

Anhänge der offenen Mail

Die Anhänge der geöffneten Nachricht werden nie ungefragt gelesen. Hat die Mail Anhänge, hält nach dem Absenden eine Karte den Vorgang an und lässt Sie einzeln auswählen, was gelesen werden darf. Auf Wunsch merkt sich das Pane die Auswahl für diese eine E-Mail.

Dafür braucht der Outlook-Client eine ausreichend neue Version der Mailbox-Schnittstelle. Ist er zu alt, sagt die Karte das, und der Vorgang läuft ohne Anhänge weiter.

Persönliche Anweisungen

In den Einstellungen des Panes gibt es ein Feld für persönliche Vorgaben, etwa „immer Sie, nie Gedankenstriche, Grussformel Freundliche Grüsse“. Diese Vorgaben stehen in der Rangfolge ganz oben: sie schlagen Skills, das Schreibstil-Profil und die Anweisungen des Agenten.

Sie werden bei jedem Senden frisch aus den Einstellungen gebildet und nicht im Verlauf gespeichert. Ändern Sie sie mitten im Gespräch, gilt sofort die neue Fassung.

Anmeldung ohne Passwort

Das Pane fragt kein Passwort ab. Stattdessen läuft die Anmeldung über einen Gerätecode:

1. Im Pane auf Anmelden. Es erscheint ein kurzer Code.

2. Im Browser fortfahren. Dort öffnet sich eine Bestätigungsseite auf Ihrer eigenen Chat-Domain, mit demselben Code.

3. Auf Verbinden klicken. Die Seite nutzt Ihre bestehende Browser-Anmeldung. Sind Sie im Browser nicht angemeldet, bietet die Seite den Login an, der Code bleibt gültig.

4. Das Pane schliesst die Verbindung selbst ab.

Der Vorgang verfällt nach kurzer Zeit. Am Ende bekommt das Pane genau einen Wert: Ihren persönlichen Schlüssel mit dem Namen Outlook-Add-in. Er ist zeitlich befristet und lässt sich jederzeit widerrufen, in den Einstellungen des Web-Chats unter API-Schlüssel für Agenten.

Der Vorteil dieses Wegs: Zwei-Faktor-Anmeldung und später Entra-Anmeldung funktionieren ohne Zusatzarbeit, weil der Browser-Login das ohnehin abdeckt.

Eine Grenze, die Sie kennen sollten

Antworten aus dem Pane erscheinen nicht im Web-Chat

Was Sie im Outlook-Pane besprechen, taucht nicht im Verlauf des Web-Chats auf. Der Verlauf lebt im Pane. Das ist eine bekannte Einschränkung der Schnittstelle, über die externe Clients angebunden sind.

Verbrauchsmessung und Protokollierung greifen trotzdem vollständig. Es entsteht also keine Lücke bei Kosten und Nachvollziehbarkeit, nur eben kein zweiter Gesprächsverlauf.

Für Admins: Voraussetzungen

Voraussetzung	Detail
Öffentlich gültiges TLS	Office lädt ausschliesslich öffentlich vertrauenswürdiges HTTPS. Eine interne Zertifizierungsstelle reicht nicht, das Pane bliebe leer
Postfächer auf Exchange Online	POP3, IMAP und lokales Exchange werden von der Add-in-Plattform nicht unterstützt. Dafür gibt es keine Umgehung
Adminrechte in Microsoft 365	Rolle „Globaler Administrator“ oder „Exchange-Administrator“
Erreichbare Chat-Domain	Das Pane spricht dieselbe Domain an wie der Web-Chat

Antworten müssen laufend gesendet werden

Wird der Antwortstrom gepuffert statt laufend gesendet, bricht das Anzeigefenster von Outlook nach kurzer Zeit mit „Keine Verbindung“ ab, obwohl serverseitig alles korrekt läuft. Betroffen sind genau die langen, werkzeuglastigen Antworten, für die man das Add-in eigentlich haben will. Die Voreinstellung ist richtig gesetzt; sie sollte nicht verändert werden.

Für Admins: Einrichtung

1. Add-in bereitstellen, sodass es unter Ihrer Chat-Domain ausgeliefert wird.

2. Agenten anlegen. Im Chat einen Agenten erstellen, zum Beispiel mit dem Namen Outlook-Assistent, mit dem Standardmodell des Kunden und zunächst ohne Konnektoren.

3. Agenten für den Fernzugriff freigeben. Ohne diese Freigabe verweigert die Schnittstelle den Zugriff. Zusätzlich muss das Rollen-Recht Remote-Agenten für die Rollen gesetzt sein, die das Add-in nutzen sollen.

4. Standard-Agenten hinterlegen, damit niemand ihn im Pane auswählen muss.

5. Manifest prüfen. Es darf keinen Platzhalter mehr enthalten.

Verteilung im Microsoft-365-Admin-Center

1. admin.microsoft.com öffnen, dann Einstellungen → Integrierte Apps.

2. Benutzerdefinierte Apps hochladen, danach Office-Add-In und Manifestdatei hochladen.

3. Zuweisen an Nur ich zum Testen, an einzelne Benutzer/Gruppen für einen Piloten oder an die Gesamte Organisation für den Rollout. Berechtigungen bestätigen und bereitstellen.

Rechnen Sie mit 24 Stunden

Bis das Add-in bei allen Nutzern im Menüband erscheint, vergehen laut Microsoft bis zu 24 Stunden. Das klassische Outlook hat zusätzlich einen lokalen Zwischenspeicher.

Für einen Piloten ist der Weg über aka.ms/olksideload deutlich schneller. Er wirkt pro Postfach und sofort auf allen Clients dieses Postfachs.

Bei Updates zählen Sie die Versionsnummer im Manifest hoch und aktualisieren es unter Integrierte Apps. Die GUID bleibt dabei immer gleich. Eine neue GUID gilt als fremdes Add-in und würde ein zweites Mal im Menüband erscheinen.

Optional: Schreibstil übernehmen

Soll das Pane den persönlichen Schreibstil aus gesendeten Mails lernen, braucht es eine eigene App-Registrierung in Entra mit einer delegierten Leseberechtigung auf das Postfach. Ohne diesen Schritt funktioniert das Add-in vollständig, nur die Stil-Übernahme fehlt. Das Zugriffstoken bleibt dabei im Client und geht nicht an Ihren Server. Um eine Berechtigung zum Senden wird bewusst nicht gebeten.

Fehlersuche

Symptom	Ursache und Lösung
Add-in erscheint nicht im Menüband	Verteilung braucht bis zu 24 Stunden. Sofort testen über Sideload. Klassisches Outlook neu starten
Pane bleibt weiss	Zertifikat prüfen. Es braucht ein öffentlich gültiges, keine interne Zertifizierungsstelle
Pane leer nur in Outlook im Web	Das Pane darf nicht durch Framing-Header blockiert werden
Zugriff auf den Agenten wird verweigert	Die Freigabe des Agenten für den Fernzugriff fehlt, oder das Rollen-Recht ist aus
Anmeldung wird beim Chatten verlangt	Der persönliche Schlüssel ist abgelaufen. Im Pane abmelden und neu anmelden
Abbruch bei langen Antworten	Der Antwortstrom wird gepuffert statt laufend gesendet
Add-in fehlt bei einzelnen Personen	Deren Postfach liegt nicht auf Exchange Online

Fehler aus dem Pane landen zusätzlich im Admin-Panel unter Logs, Reiter Client-Fehler. Dort steht die technische Ursache mit Person, Plattform und Dateiname, nie ein Dateiinhalt. Die Einträge werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch entfernt.