Verbrauch, Budgets und Abrechnung

Die Verbrauchsmessung ist immer aktiv. Sie zeigt, was die Nutzung tatsächlich kostet, und ist die Grundlage für Budgets, Limits und Belege.

Was gemessen wird

Grundlage sind die Tokens jeder einzelnen Anfrage, getrennt nach Eingabe und Ausgabe. Daraus entsteht ein Betrag pro Anfrage, den das Panel nach Person, Modell, Tag und Monat aufsummiert. Die Modellpreise sind in der Konfiguration hinterlegt und lassen sich aus dem Katalog des Anbieters übernehmen; abgerechnet wird in Euro zu einem Wechselkurs, der pro Abrechnungsmonat eingefroren wird. Abgeschlossene Monate und ihre Belege bleiben damit, wie sie waren.

Preise pflegen lohnt sich

Pflegen Sie zu jedem eingesetzten Modell den Preis und die Kontextgrösse. Fehlen diese Angaben, arbeitet die Auswertung mit Annahmen: sie sieht dann plausibel aus und ist trotzdem falsch, und lange Konversationen werden früher beschnitten als nötig.

Monatsbudget und persönliche Limits

Für die Organisation lässt sich ein gemeinsames Monatsbudget in Euro setzen. Es ist ein gemeinsamer Monats-Tank, kein Betrag pro Person. Ohne Eintrag gibt es kein Budget. Auf der Übersicht wird der Stand gegen den realen Verbrauch gestellt, mit Warnung und Hochrechnung, bevor es knapp wird.

Ob das Budget nur angezeigt oder auch durchgesetzt wird, entscheiden Sie mit einem Schalter:

Einstellung	Wirkung
aus	Das Budget ist reine Anzeige. Niemand wird ausgesperrt.
an	Ist das Budget aufgebraucht, werden neue Anfragen abgelehnt, für alle Konten inklusive der Administratoren. Im Chat erscheint eine Hinweisleiste. Das Panel selbst bleibt bedienbar.

Eine Budget-Erhöhung, das Ausschalten des Schalters und der Monatswechsel heben die Sperre wieder auf.

Zusätzlich lässt sich pro Person ein Monatslimit setzen.

Der Pool schlägt das persönliche Limit

Ist der gemeinsame Topf leer, stehen alle auf null, auch wer sein eigenes Limit noch längst nicht ausgeschöpft hat. Das persönliche Limit ist eine zusätzliche Bremse, keine Reservierung.

Guthaben: zwei Bedeutungen

Das Wort „Guthaben“ steht im Panel an zwei Stellen und meint zwei verschiedene Dinge:

	Guthaben einer Person	Guthaben der Organisation
Was es ist	das individuelle Limit-Konto in Euro	der Kontostand aus erfassten Einzahlungen
Wozu es dient	technische Durchsetzung von Sperren pro Konto	kaufmännischer Überblick über Einzahlungen und Verbrauch
Wann es relevant ist	nur bei aktiver Durchsetzung	sobald Sie Einzahlungen erfassen

Kurz gefasst: das Guthaben pro Person ist ein Ventil, das Guthaben der Organisation ist eine Buchhaltung. Das Token-Guthaben selbst ist bewusst organisationsweit gepoolt, damit einzelne Personen nicht an einer künstlichen Grenze stehen, während anderswo Budget übrig ist.

Abrechnung und Belege

Die Abrechnungsseite zeigt den gewählten Monat mit zwei Positionen: einer Plattformgebühr pro Nutzer und dem gemessenen Token-Verbrauch. Beides lässt sich als CSV und als PDF ausgeben. Einzahlungen werden in einem Ledger erfasst, der nur ergänzt wird: eine Korrektur passiert als Gegenbuchung, der Originaleintrag bleibt stehen. Vergangene Monate liegen in einem Archiv.

Lieber gesperrt als falsch

Fehlt eine Rechengrundlage, sperrt das Panel die Belege, statt still mit null zu rechnen. Ein Beleg, der ohne Fehlermeldung eine zu kleine Zahl ausweist, wäre schlimmer als gar kein Beleg.

Belege sind keine Steuerrechnungen

CSV und PDF sind Belege, keine Steuerrechnungen, und es gibt keine Zahlungsanbindung. Rechnungsstellung und Zahlungseingang laufen weiterhin über Ihre Buchhaltung.

Die Auswertungen

Zwei Ansichten zeigen dieselben Zahlen aus unterschiedlichem Blickwinkel: eine Monatssicht auf den Kalendermonat mit Kennzahlen, Tagesverlauf und den Tabellen pro Nutzer und pro Modell, und eine rollierende Sicht über die letzten Wochen mit Vergleich zur Vorperiode.

Für die Frage nach einer einzelnen Anfrage ist keine der beiden zuständig, dafür gibt es die Protokolle.