Protokolle und Audit

Es gibt zwei Protokollsichten mit zwei verschiedenen Aufgaben. Die eine beantwortet die Frage, was das System getan hat, also welche Anfragen liefen und was sie gekostet haben. Die andere beantwortet die Frage, wer etwas verändert hat und wer auf welche Daten zugegriffen hat.

Nutzungsprotokoll

Hier steht jede einzelne Anfrage ans Modell mit Zeitpunkt, Modell, Anbieter, Person, Tokens und Kosten, dazu einige technische Kennzahlen zur Antwortqualität. Die Anfragen einer Konversation lassen sich gebündelt betrachten. Die Ansicht ist filter- und sortierbar, und was gefiltert angezeigt wird, lässt sich genau so als CSV exportieren.

Keine Gesprächsinhalte

Angezeigt wird nur die Kennung einer Konversation, nie deren Titel und nie ihr Inhalt. Das ist eine bewusste Datenschutzentscheidung: die Admin-Ansicht soll zeigen, was etwas gekostet hat, und nicht, worüber jemand geschrieben hat.

Daneben gibt es eine Ansicht für technische Fehler und eine Diagnose-Ansicht für die Fehlersuche an Konnektoren.

Änderungshistorie und Konnektor-Nachweis

Die zweite Sicht protokolliert jede verändernde Aktion im Panel, also alles, was anlegt, ändert oder löscht, samt Zeitpunkt, handelnder Person, betroffenem Ziel und Ergebnis. Zu einem Eintrag lässt sich der Zustand vorher und nachher vergleichen. Anmeldungen sind enthalten, auch fehlgeschlagene.

Ebenfalls festgehalten wird jeder Werkzeug-Aufruf über einen Konnektor, mit dem Entscheid und der Begründung, welche Regel ihn erlaubt oder verweigert hat. Damit ist nachvollziehbar, warum ein Zugriff zustande kam, und nicht nur, dass es so war. Beide Trails lassen sich als CSV exportieren.

Geheimnisse werden redigiert

Ändern Sie einen Zugangsschlüssel, steht im Protokoll, dass der Schlüssel mit diesem Namen geändert wurde, nie der Wert. Werte, die nach einem Geheimnis aussehen, werden durch einen Platzhalter ersetzt. Ein Export ist damit auch dann unbedenklich, wenn der Empfänger keine Schlüssel sehen darf.

Wie lange die Einträge aufbewahrt werden, legen Sie in Ihrem Löschkonzept fest, siehe Datenschutz und Aufbewahrung.

Wofür Sie das brauchen

Nachweispflicht. Wenn jemand fragt, wer wann welche Einstellung geändert oder wer auf welche Daten aus einem angebundenen System zugegriffen hat, ist das ohne Protokoll nicht zu beantworten. Das gilt besonders für Konnektoren, die im Dienstkonto-Modus laufen.

Fehlersuche. Meldet jemand „das Werkzeug antwortet nicht“, trennen die Ansichten die Fälle sauber: ein verweigerter Aufruf ist eine Entscheidung und steht im Audit, ein technischer Fehler steht in der Diagnose. Das erspart Raten.

Kostenanalyse. Das Nutzungsprotokoll zeigt, welches Modell, welche Person und welche Art von Konversation den Verbrauch treibt. Eine gefilterte Ansicht plus CSV-Export reicht meist aus, um die Frage „warum war letzter Monat teurer“ zu beantworten. Die aggregierte Sicht dazu steht unter Verbrauch, Budgets und Abrechnung.