Benutzer, Gruppen und Rollen

Wer Zugang hat und was er darf, wird an drei Stellen entschieden: am Konto, an der Rolle und an der Gruppe. Diese Seite beschreibt, was Ihnen als Administrator dafür zur Verfügung steht.

Konten

Die Benutzerliste zeigt alle Konten mit Rolle, Anmeldeart, Status, letzter Aktivität und dem Anteil am Verbrauch. Von dort aus erreichen Sie alles Weitere zu einer Person: Verbrauch ansehen, Zugriffe ansehen, Daten exportieren, Rolle ändern, Guthaben aufladen, sperren und löschen.

Keine Minutenüberwachung

Die Aktivität wird taggenau angezeigt, nicht auf die Minute. Das ist eine bewusste Entwurfsentscheidung: für die Frage „wird das Werkzeug überhaupt genutzt“ reicht der Tag, für eine Leistungskontrolle taugt die Angabe bewusst nicht.

Personen aufnehmen

Es gibt zwei Wege:

• Einladen ist der normale Weg. Die eingeladene Person setzt ihr Passwort selbst, Sie müssen nie eines übermitteln. Einladungen sind befristet und gelten nur für die angegebene Adresse. Optional wird die Person bei der Registrierung automatisch in eine oder mehrere Gruppen aufgenommen.
• Direkt anlegen erzeugt ein Konto ohne Registrierung, samt Rolle und Gruppen. Ein Initial-Passwort lässt sich erzeugen und in die Zwischenablage legen, damit es nicht in Screenshots oder im Browser-Autofill landet.

Damit eine Einladung zum Ziel führt, muss die E-Mail-Domain zu den für die Registrierung erlaubten Domains passen. Ist ein Mailversand eingerichtet, geht zusätzlich eine E-Mail raus, andernfalls verschicken Sie den Einladungslink selbst.

Rollen und Rechte

Rollen bündeln Rechte. Neben den beiden Systemrollen für Benutzer und Administratoren können Sie eigene Rollen anlegen. Die Rechte sind thematisch gruppiert:

Gruppe	Worum es geht
Werkzeuge	Web-Suche, Code-Interpreter, Dateisuche und Zitate, Zugriff auf Konnektoren
Chat-Funktionen	Parallel-Antworten, temporäre Chats, Lesezeichen, Memories
Erstellen und Teilen	Agenten, Prompts, Skills und geteilte Links
Remote-Agenten	Agenten ausserhalb des Chats, etwa im Outlook-Add-in
Sichtbarkeit	ob Nutzer und Gruppen im Teilen-Dialog erscheinen

Zusätzlich legen Sie pro Rolle fest, welche Modellkarten sichtbar sind, siehe Modelle und Modellkarten.

Vorsicht bei der Administratorrolle

Änderungen an der Administratorrolle betreffen auch Ihr eigenes Konto und wirken sofort für alle Administratoren. Es gibt keine Ausnahme für die Person, die den Schalter umlegt. Prüfen Sie solche Änderungen deshalb doppelt.

Skills nie pauschal ausrollen

Skills sind hinterlegte Standard-Prozesse. Geben Sie sie gezielt frei, statt sie pauschal für alle zu öffnen.

Gruppen

Gruppen sind die Basis für Zugriffe und Modellauswahl. Sie sind entweder lokal im Panel gepflegt oder kommen aus Ihrem Identity Provider und sind dann schreibgeschützt, ihre Mitglieder verwaltet der Identity Provider.

Pro Gruppe lässt sich festlegen, welche Konnektoren erlaubt sind und welche Modellkarten sichtbar sind. Grundsatz: die engere Regel gewinnt.

Sperren und löschen

Eine Sperre ist befristet oder unbefristet und jederzeit wieder aufhebbar.

Das Löschen eines Kontos entfernt Konto, Konversationen, Nachrichten, Dateien, Schlüssel, Agenten und Guthaben und ist nicht rückgängig zu machen. Der Dialog verlangt deshalb eine ausdrückliche Bestätigung und bietet direkt davor den Datenexport an: Nach der Löschung lässt sich keine Auskunft mehr erteilen, die Auskunft nach DSGVO muss also vorher passieren. Optional lassen sich die Verbrauchs-Transaktionen mitlöschen; dann geht allerdings der Abrechnungsbeleg verloren. Mehr dazu unter Datenschutz und Aufbewahrung.

„Was darf diese Person, und warum“

Zu jeder Person gibt es eine Übersicht ihrer Zugriffe: Rolle, Gruppen, erlaubte Konnektoren, sichtbare Modellkarten und Agenten-Freigaben. Zu jedem Eintrag steht, welche Ebene die Entscheidung getroffen hat, und der Weg dorthin ist verlinkt. Das ist der schnellste Weg, wenn jemand meldet, er sehe einen Konnektor oder ein Modell nicht.