Weniger Berufsträger, mehr Vorschriften: drei KI-Abläufe in der Kanzlei

Ausgangslage: der Berufsstand schrumpft, die Regelwerke wachsen

In Deutschland zählen die Steuerberaterkammern 53'932 Praxen, gut 67 % davon Einzelpraxen; die Berufsangehörigen sind im Schnitt 53,7 Jahre alt. Die Ausbildungsverhältnisse zum Steuerfachangestellten sanken auf 17'081, minus 1,3 %, die Zahl der Umschüler stieg von 1'867 auf 2'113.¹ In Italien schrumpft der Berufsstand direkt: Ende 2025 waren 119'050 dottori commercialisti und esperti contabili eingetragen, 0,8 % weniger als im Vorjahr; aus den Erklärungen für 2024 ergibt sich ein Medianeinkommen von 48'420 Euro gegenüber 87'376 Euro im Durchschnitt.²

In Liechtenstein benennt die Aufsicht den Zusammenhang selbst: Die FMA schreibt in ihren Aufsichtsschwerpunkten 2026, die Zahl der Anbieter im Treuhandsektor nehme angesichts verschärfter Regulierung und hohen regulatorischen Aufwands leicht ab.³ In Schweden liegt der Engpass auf der anderen Seite: Srf konsulterna zählt den Redovisningskonsult zu den Mangelberufen, bei rund 70'000 Firmengründungen pro Jahr.⁴

Gleichzeitig kommen die Regelwerke fast alle auf einmal. In Frankreich müssen ab dem 1. September 2026 alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, senden müssen an diesem Tag zunächst die grösseren Unternehmen. Ab dem 1. September 2027 gilt die Sendepflicht für alle, jeweils über eine plateforme agréée, eine staatlich zugelassene Rechnungsplattform.⁶ In Spanien müssen körperschaftsteuerpflichtige Einheiten ihre Rechnungssysteme vor dem 1. Januar 2027 anpassen, alle übrigen vor dem 1. Juli 2027. Die B2B-Pflicht aus dem Real Decreto 238/2026 läuft erst ab einer noch ausstehenden Ministerialverordnung, dann zwölf Monate für Unternehmen mit mehr als acht Millionen Euro Umsatz und vierundzwanzig für alle übrigen.⁷ In Norwegen greifen die Änderungen des Buchführungsgesetzes gestaffelt: elektronische Rechnung zwischen buchführungspflichtigen Unternehmen ab 1. Januar 2027, elektronische Buchführung ab 1. Januar 2030.⁸ In Italien läuft sie über das Sistema di Interscambio längst im Alltag.

Jede dieser Fristen ist zweierlei: ein Beratungsauftrag und eine Verwaltungslast in der eigenen Kanzlei. Dass die Technik nicht der Engpass ist, zeigt die europäische Statistik: 2025 setzten in der EU 55,0 % der Unternehmen ab 250 Beschäftigten mindestens eine KI-Technologie ein, aber nur 17,0 % der Betriebe mit 10 bis 49 Beschäftigten.⁵ Der Abstand ist grösser als jeder Abstand zwischen den Ländern.

Anwendungsfall 1: ein Mandat erschliessen, statt es zu durchblättern

Ein neues Mandat kommt mit vier Ordnern und zwei Jahren Korrespondenz. Der KI-Kollege liest, was Sie ihm geben, und legt eine Chronologie an: wer wann was entschieden hat, welche Verträge und Nachträge es gibt, welche Fristen darin genannt sind und welche Punkte offen bleiben. Zu jeder Angabe steht die Fundstelle.

Dasselbe trägt im laufenden Mandat: eine Übersicht des Stands vor der Besprechung, die angeforderten Unterlagen vor einer Prüfung als Entwurf, nach einem langen Bescheid eine Zusammenfassung. Was der Assistent nicht tut, ist bewerten. Er zeigt, wo etwas steht, nicht, was daraus folgt.

Die Fristenkontrolle bleibt in Ihrer Kanzleisoftware und bei einem Menschen. Ein Termin aus einem Dokument ist ein Hinweis zum Nachprüfen, keine bestätigte Frist.

Anwendungsfall 2: das Kanzleiwissen wird befragbar

Wer neu anfängt, fragt zuerst: Wie machen wir das hier? Während die Ausbildungsverhältnisse in Deutschland zurückgehen, steigt die Zahl der Umschüler.¹ Quereinsteiger bringen Berufserfahrung mit, aber nicht das Wissen dieser Kanzlei. Eine Wissensbasis aus Merkblättern, Musterschreiben und früherem Schriftgut beantwortet solche Fragen mit Fundstelle, statt einen erfahrenen Kollegen zum zwölften Mal zu unterbrechen.

Die Rechte gelten bis hinunter zu einzelnen Ablagen. Wer ein Mandat nicht bearbeitet, sieht es auch über den Assistenten nicht, und jeder Zugriff steht im Protokoll. Das ist die Bedingung dafür, dass eine Wissensbasis mit dem Mandatsgeheimnis vereinbar ist.

Der Gewinn ist doppelt: Die Erfahrenen werden seltener unterbrochen, und das Wissen bleibt in der Kanzlei, wenn jemand in Pension geht. Die Wissensbasis ist dabei nur so gut wie die Unterlagen darin.

Anwendungsfall 3: Mandanten durch die Fristen führen

Jede dieser Fristen erzeugt dieselbe Arbeit: erklären, erinnern, nachfassen. Ein Rundschreiben zur elektronischen Rechnung, eine Rückfrage nach fehlenden Unterlagen, dreissig Mal in leicht anderer Fassung. Der Assistent zieht den Entwurf aus Ihren eigenen Fachnotizen, gruppiert die Mandate nach Betroffenheit und legt die Schreiben zur Durchsicht ab.

In grenzüberschreitenden Mandaten kommt die Sprache dazu: Aus dem deutschen Merkblatt entsteht die französische, italienische oder spanische Fassung als Entwurf, mit denselben Fundstellen. Bei rechtserheblichen Schreiben bleibt die Übersetzung ein Entwurf, nie die verbindliche Fassung.

Was bewusst nicht passiert: Nichts wird automatisch an ein staatliches System übermittelt, weder an das Sistema di Interscambio noch an VERI*FACTU oder an eine plateforme agréée. Der Assistent bereitet vor, ein Mensch übermittelt.

Die Grenzen, klar benannt

In Deutschland ist die geschäftsmässige Hilfeleistung in Steuersachen den in den Paragrafen 3 bis 4e StBerG genannten Personen vorbehalten. Paragraf 5 StBerG untersagt sie allen anderen.⁹ EU Cowork AI erteilt daher weder steuerliche noch rechtliche Beratung. Die Plattform bereitet die Antwort vor und ersetzt weder den Berufsträger noch einen expert-comptable, einen commercialista oder eine gestoría.

Das Berufsgeheimnis ist der zweite feste Punkt: secret professionnel in Frankreich, segreto professionale in Italien, secreto profesional in Spanien, Verschwiegenheit nach Berufsrecht in Deutschland, Österreich und Liechtenstein. In Frankreich, Italien, Spanien und Deutschland steht seine Verletzung unter Strafe, in Österreich und Liechtenstein wird sie berufsrechtlich geahndet.¹⁰ Ein Auftragsverarbeitungsvertrag hebt es nicht auf. Die Verantwortung bleibt in der Kanzlei. Daraus folgen drei Sätze: Ein Sprachmodell kann Falsches ausgeben, deshalb ist jeder Text ein Entwurf. Jede Fundstelle prüfen Sie am Original nach. Und Compliance wird nie automatisch erfüllt, sie entsteht durch Menschen und Abläufe. Dieser Abschnitt gibt die Rechtslage wieder und ersetzt keine Rechtsberatung.

Konnektoren: was sich an Ihre Kanzleisoftware anbinden lässt

Ein KI-Kollege ist so nützlich wie das, was er erreichen darf. Die Verbindung zu einem anderen Programm heisst Konnektor. Sie läuft über MCP, einen offenen Standard für die Anbindung externer Systeme. Voraussetzung ist eine dokumentierte Schnittstelle, im Fachjargon eine API: Der Hersteller beschreibt öffentlich, wie andere Programme Daten abrufen dürfen. Manche Hersteller liefern dafür schon ein fertiges Verbindungsstück mit, einen MCP-Server. Rechte gelten pro Werkzeug, und jeder Aufruf wird protokolliert. Die Lage bei verbreiteter Kanzlei- und Buchhaltungssoftware, geprüft im August 2026: Zu den spanischen Kanzleisuiten liegt kein geprüfter Befund vor, deshalb steht dazu in dieser Tabelle keine Zeile.

Das Muster ist in allen acht Märkten dasselbe: Offen ist meist die Buchhaltung, geschlossen die grosse Kanzleisuite. Fehlt Ihre Software? Der grösste Teil des Alltags läuft ohne Systemanbindung. Wie die KI-Anbindung an eine Kanzlei- oder Buchhaltungssoftware über MCP funktioniert, steht auf der Seite Integrationen.

Datenschutz: Mandantendaten bleiben, wo Sie sie haben wollen

EU Cowork AI läuft auf Ihrem eigenen Server oder betreut in Rechenzentren mit ISO-27001-Zertifizierung. Kundendaten trainieren keine Modelle, die Modellverarbeitung findet in der EU statt, und Auftragsverarbeitungsvertrag samt Subprozessorenliste stehen offen auf dieser Website. Ein Punkt gehört offen dazu: Die Modelle von Anthropic laufen über Amazon Bedrock im europäischen Inferenzprofil, und weil Amazon ein US-Unternehmen ist, greift der CLOUD Act. Wie dieser Weg im Einzelnen verläuft, steht im Artikel zu den Anthropic-Modellen über Amazon Bedrock.

Sachlich zählt vor allem ein Punkt. Werden personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt, also in ein Land ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, greift Kapitel V der Datenschutz-Grundverordnung. Dazu gehören eine eigene Rechtsgrundlage und, je nach Instrument, eine Bewertung der Rechtslage im Zielland. Bleiben Speicherung und Modellverarbeitung im Europäischen Wirtschaftsraum, entfällt dieser Prüfschritt. Es bleibt die Auftragsverarbeitung nach Artikel 28, die jede Kanzlei beherrscht. Rechtmässig wird dadurch nichts automatisch, aber es wird leichter zu begründen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag deckt allerdings nur den Datenschutz ab. Für das Berufsgeheimnis kommt in Deutschland hinzu, dass Sie den Dienstleister sorgfältig auswählen und ihn im Vertrag zur Verschwiegenheit verpflichten; für Steuerberater steht das in Paragraf 62a des Steuerberatungsgesetzes, für Anwältinnen und Anwälte in Paragraf 43e der Bundesrechtsanwaltsordnung.¹¹

Der zweite Punkt ist der Zuschnitt. 2025 setzten 71,0 % der KI-nutzenden Unternehmen in Norwegen und 62,1 % in Schweden fertig zugekaufte kommerzielle Software ein.⁵ Solche Werkzeuge sind nützlich, aber sie kennen Ihre Kanzlei nicht: nicht Ihre Mandatsakten, nicht Ihre Musterschreiben. Genau dort liegt der Unterschied zum KI-Kollegen.

Häufige Fragen aus Kanzlei, Steuerberatung und Treuhand

Quellen

Alle Zahlen und Rechtsangaben stammen aus diesen Quellen, zuletzt geprüft im August 2026.

1. Bundessteuerberaterkammer, Berufsstatistik 2025 (DE): bstbk.de; Vorjahreswert der Umschüler aus der Berufsstatistik 2024: bstbk.de
2. Fondazione Nazionale dei Commercialisti, Rapporto 2026 sull’Albo (IT): fondazionenazionalecommercialisti.it
3. Finanzmarktaufsicht Liechtenstein, Aufsichtsschwerpunkte 2026 (LI): fma-li.li
4. Srf konsulterna zum Mangel an Redovisningskonsulter, 2025 (SE): via.tt.se
5. Eurostat, isoc_eb_ai, KI-Einsatz nach Grössenklasse und Bezugsweg, 2025: ec.europa.eu
6. Direction générale des finances publiques, facturation électronique (FR): impots.gouv.fr
7. Agencia Tributaria zu den Fakturierungsfristen und Real Decreto 238/2026 (ES): agenciatributaria.gob.es und boe.es
8. Stortinget, Lovvedtak 52 (2025 bis 2026) zum bokføringsloven (NO): stortinget.no
9. Steuerberatungsgesetz, Paragraf 5, unbefugte Hilfeleistung in Steuersachen (DE): gesetze-im-internet.de
10. Strafnormen zum Berufsgeheimnis: Strafgesetzbuch Paragraf 203 (DE): gesetze-im-internet.de; Code pénal Artikel 226-13 (FR): legifrance.gouv.fr; Codice penale Artikel 622 (IT): normattiva.it; Código Penal Artikel 199 (ES): boe.es; Verschwiegenheitspflicht nach Paragraf 80 WTBG 2017 (AT): ris.bka.gv.at
11. Einbindung von Dienstleistern durch Berufsgeheimnisträger: Steuerberatungsgesetz Paragraf 62a: gesetze-im-internet.de; Bundesrechtsanwaltsordnung Paragraf 43e: gesetze-im-internet.de; dazu Strafgesetzbuch Paragraf 203 Absatz 3 (DE): gesetze-im-internet.de