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KI im Mandat

KI in Kanzlei und Treuhand: drei Abläufe, die das Berufsgeheimnis achten

Dossier lesen, Verträge prüfen, Mandanten schreiben: Die Arbeit, die niemand verrechnen kann, frisst den Tag. Dieser Artikel zeigt an drei Abläufen, wie ein KI-Kollege mit den Unterlagen Ihres Unternehmens arbeitet. Sie sehen dabei, was das Berufsgeheimnis verlangt und wo die Grenzen liegen.

Treuhand und Kanzlei Lesezeit: 12 Minuten

Kurz gesagt

  • Nur 47 % der befragten Schweizer Kanzleien setzen eine Dokumenten-Management-Software ein; mehr als die Hälfte sucht Dokumente also unstrukturiert.1
  • EU Cowork AI arbeitet mit den Unterlagen Ihres Unternehmens. Akten, Musterverträge, Klauselbibliothek, Merkblätter und Kreisschreiben werden zu einer Wissensbasis: einer Sammlung, die Sie in normaler Sprache befragen können. Jede Antwort nennt die Fundstelle.
  • Die Daten bleiben in der Schweiz oder auf Ihrem eigenen Server und trainieren keine Modelle; Auftragsverarbeitungsvertrag und Subprozessorenliste sind öffentlich.
  • Vertec, justitia.swiss und Microsoft 365 haben eine dokumentierte Schnittstelle: einen öffentlich beschriebenen Weg, über den zwei Programme Daten austauschen. Darüber lässt sich EU Cowork AI anbinden, über das Model Context Protocol (MCP), mit Rechten pro Werkzeug und Protokoll für jeden Zugriff.

Ausgangslage: die verrechenbare Stunde wird knapp

Eine Erhebung des Schweizerischen Anwaltsverbands und der Swiss LegalTech Association zeigt, wie unterschiedlich weit die Kanzleien in ihrer Ablage sind: 63 % der befragten Kanzleien arbeiten mit einer Kanzleimanagement-Software, aber nur 47 % mit einer Dokumenten-Management-Software.1 Befragt wurden 532 Teilnehmende zwischen Oktober 2021 und Januar 2022. Mehr als die Hälfte sucht Dokumente also im Dateibaum, im Postfach oder im Papierdossier. Was das kostet, zeigt eine internationale Vergleichszahl, eine sogenannte Benchmark. Die durchschnittliche Auslastung liegt dort bei 38 % eines Acht-Stunden-Tags: rund drei verrechenbare Stunden, fünf Stunden bleiben unverrechnet.2 Diese Zahl stammt aus internationalen Daten und nicht aus einer Schweizer Erhebung; die Richtung kennt trotzdem jedes Unternehmen.

Im Treuhand ist das Bild dasselbe, nur mit anderen Vorzeichen. Eine Studie von TREUHAND|SUISSE und bexio hielt 2016 fest, dass Treuhänderinnen und Treuhänder mehr als 60 % ihrer Arbeitszeit für Administratives aufwenden; für 2025 erwartete dieselbe Studie einen Rückgang auf rund 40 %.3 Dazu kommt der Druck von der Mandantenseite: Im Bürokratiemonitor 2022 des SECO empfanden 60 % von über 1500 befragten Unternehmen die administrative Belastung als eher hoch oder hoch.4 Was den Mandanten belastet, landet auf dem Tisch des Treuhänders. Dort trifft es auf eine Kapazitätsgrenze, und die lässt sich in der Abschlusssaison nicht dehnen.

Die Branche weiss das und sucht den Weg: Der Schweizerische Anwaltsverband hat am 14. Juni 2024 eine Wegleitung für den Umgang mit künstlicher Intelligenz verabschiedet und seither aktualisiert.5 Die Frage lautet also nicht mehr, ob eine Kanzlei KI einsetzt, sondern unter welchen Bedingungen sie das darf. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung.

  1. Vorakten, Korrespondenz und Beilagen des Mandats
  2. Erschliessung mit Verweis auf die Aktenstelle
  3. Würdigung und Freigabe in der Kanzlei
  4. Ablage im Dossier, jeder Zugriff protokolliert
So läuft ein Mandat durch Ihr Unternehmen: von den Vorakten bis zum abgelegten Ergebnis. Die juristische Würdigung bleibt beim Menschen.

Anwendungsfall 1: das Dossier beim Mandatsstart erschliessen

Ein neues Mandat kommt mit mehreren hundert Seiten: Vorakten des früheren Vertreters, Korrespondenz über zwei Jahre, Beilagen in ungeordneter Reihenfolge, ein Teil davon eingescannt. Sie laden den Bestand in den Arbeitsraum des Mandats. Zurück kommen eine Chronologie der Ereignisse, eine Übersicht der Beteiligten und eine Liste der strittigen Punkte, jeweils mit Verweis auf die Aktenstelle, aus der die Angabe stammt.

Der Verweis ist der eigentliche Punkt. Sie lesen nicht eine Zusammenfassung, der Sie glauben müssen, sondern springen in Sekunden auf die Seite, auf der die Aussage steht. Was daraus folgt, entscheiden Sie: Die juristische Würdigung, die Beweisführung und die Strategie bleiben vollständig bei der Anwältin. Der KI-Kollege verschafft den Überblick, den Sie sonst am Wochenende erarbeiten.

  1. Vorakten, Korrespondenz und Beilagen, so wie sie ankommen
  2. Erschliessung gegen die Akten des Mandats
  3. Chronologie, Beteiligte und strittige Punkte, je mit Fundstelle
Der Überblick entsteht aus den Akten des Mandats, nicht aus dem Modellgedächtnis. Jede Angabe zeigt die Stelle, an der sie steht.

Was dabei nicht passiert: Es wird keine Frist berechnet und nichts eingereicht. Ein Sprachmodell kann eine Erwägung überlesen oder eine Fundstelle falsch zuordnen. Deshalb ist jede Ausgabe ein Entwurf mit Beleg, den Sie prüfen, und keine Auskunft, auf die man sich verlässt.

Anwendungsfall 2: Verträge und Abschlussunterlagen gegen die eigene Praxis prüfen

In der Kanzlei kommt ein NDA, ein Arbeitsvertrag oder ein Satz AGB der Gegenseite auf den Tisch. Der KI-Kollege vergleicht das Dokument mit Ihrer eigenen Klausel- und Musterbibliothek und liefert eine Abweichungsliste: Welche Klausel fehlt gegenüber Ihrem Muster, welche weicht ab, welche Formulierung haben Sie in vergleichbaren Fällen schon einmal anders verhandelt. Das Ergebnis ist ein Hinweis, kein Freigabeentscheid.

Im Treuhand ist es die Vorbereitung des Abschlussdossiers. Verträge, Protokolle der Generalversammlung, Darlehens- und Leasingvereinbarungen werden gesichtet und zu einer strukturierten Zusammenfassung verdichtet; dazu entsteht eine gebündelte Liste offener Fragen an den Mandanten statt sechs einzelner E-Mails über drei Wochen. Eine Wissensbasis aus Kreisschreiben der ESTV, MWST-Infos und den eigenen Merkblättern liefert die Fundstelle gleich mit. So ist die Rückfrage an den Mandanten begründet.

  1. Vertrag oder Abschlussunterlage, wie sie hereinkommt
  2. Klauselbibliothek, Muster und Merkblätter Ihres Unternehmens
  3. Abweichungsliste und offene Fragen, je mit Fundstelle
Geprüft wird gegen die eigene Praxis, nicht gegen ein allgemeines Modellwissen. Verhandelt und freigegeben wird in Ihrer Kanzlei.

Die Grenze ist klar: Der KI-Kollege gibt keine Rechtsauskunft und trifft keinen Freigabeentscheid. Er zeigt, wo ein Dokument von Ihrer Praxis abweicht, und nennt die Stelle in Ihrer eigenen Bibliothek, an der Sie das nachlesen.

Anwendungsfall 3: Mandantenkommunikation auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch

Ihr Unternehmen schreibt den ganzen Tag: Gesuch um Fristerstreckung, Nachforderung fehlender Unterlagen, Ankündigung der Honorarnote, die verständliche Zusammenfassung eines Urteils oder eines Vertrags für eine Mandantschaft ohne juristische Vorbildung. Jedes dieser Schreiben ist Routine und kostet trotzdem eine halbe Stunde, weil es sauber sein muss.

Aus einem Satz Anlass und den Musterschreiben Ihres Unternehmens entsteht der Entwurf in Minuten. Er kommt auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch, im Ton, den Ihr Unternehmen verwendet. Das ist mehr als Übersetzung: Anrede, Aufbau und Formulierungen kommen aus Ihren eigenen Vorlagen und aus der bisherigen Korrespondenz im Mandat. Sie lesen, streichen, ergänzen und geben frei.

  1. Anlass aus dem Mandat, in einem Satz
  2. Musterschreiben und Vorkorrespondenz, Rechte pro Gruppe
  3. Entwurf in der Sprache des Mandanten, bereit zur Freigabe
Der Entwurf entsteht aus den Musterschreiben Ihres Unternehmens. Unterschrieben wird, was eine Anwältin oder ein Treuhänder freigegeben hat.

Kein Schreiben verlässt Ihr Unternehmen ohne Freigabe. Wer welchen Entwurf erzeugt und wer ihn geändert hat, steht im Audit-Log, dem Protokoll aller Zugriffe. Die Rechte pro Werkzeug entscheiden, wer welche Musterbibliothek überhaupt erreicht.

Konnektoren: was sich an Ihre Fachsoftware anbinden lässt

Ein KI-Kollege ist so nützlich wie das, was er erreichen darf. Die Verbindung zu einem anderen Programm heisst Konnektor. Sie läuft über MCP, einen offenen Standard für die Anbindung externer Systeme. Voraussetzung ist eine dokumentierte Schnittstelle, im Fachjargon eine API: Der Hersteller beschreibt öffentlich, wie andere Programme Daten abrufen dürfen. Manche Hersteller liefern dafür schon ein fertiges Verbindungsstück mit, einen MCP-Server. Rechte gelten pro einzelnem Werkzeug, und jeder Aufruf wird protokolliert. So sieht die Lage bei verbreiteter Software für Kanzlei und Treuhand aus, geprüft im September 2026:

Software Schnittstelle Anbindung an EU Cowork AI
Vertec (Kanzlei und Treuhand) REST-API dokumentiert, MCP-Server vom Hersteller MCP-Server vom Hersteller vorhanden; die Rechte folgen dem Vertec-Benutzermodell6
justitia.swiss (elektronischer Rechtsverkehr) Offene, dokumentierte API mit Testumgebung Anbindung über MCP möglich. Das BEKJ, das Bundesgesetz über die Plattformen für die elektronische Kommunikation in der Justiz, macht den elektronischen Rechtsverkehr für die Anwaltschaft in Zivil- und Strafverfahren verbindlich. Es tritt gestaffelt in Kraft: seit dem 1. Oktober 2025 gelten die Bestimmungen über die Körperschaft justitia.swiss, die übrigen folgen am 1. Juli 2027. Eingaben über die Plattform sind ab diesem zweiten Schritt möglich7, 10
Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint) Graph-API, offen dokumentiert Anbindung über MCP möglich: E-Mail, Kalender und Dateien direkt ansprechbar. Die MCP-Server von Microsoft selbst stehen in der Vorschau, daneben gibt es offene Server auf Basis der Graph-API
Abacus REST-API mit OAuth2, Zugang über das Partnerprogramm Anbindung über MCP möglich, der Zugang läuft über den Abacus-Partnerweg
bexio REST-API, offen dokumentiert Anbindung über MCP möglich: Kontakte, Rechnungen, Buchhaltung
KLARA REST-API, offen dokumentiert Anbindung über MCP möglich: Buchhaltung, Verkauf, Lohn
CashCtrl REST-API, offen dokumentiert Anbindung über MCP möglich
Topal API pro Installation aktivierbar Anbindung über MCP möglich, die Schnittstelle wird je Installation freigeschaltet
timeSensor LEGAL API laut Hersteller, Dokumentation auf Anfrage Anbindung über MCP möglich, der Weg führt über den Hersteller
WinJur, ForenSys, IUSTEC Keine öffentlich dokumentierte API Der Weg führt über Exporte und Dokumente

Fehlt Ihre Software in der Liste? Vieles aus dem Alltag arbeitet mit Dokumenten und läuft ganz ohne Systemanbindung, von der Dossier-Erschliessung bis zur Korrespondenz. Wie die KI-Anbindung an eine Kanzlei- oder Treuhandsoftware über MCP grundsätzlich funktioniert und welche Systeme vorbereitet sind, steht auf der Seite Integrationen.

Berufsgeheimnis und Datenschutz: die Voraussetzung, nicht die Kür

Für eine Anwaltskanzlei steht am Anfang kein Datenschutzargument, sondern das Strafgesetzbuch. Artikel 321 StGB nennt Anwältinnen und Anwälte namentlich, und im selben Satz nennt er ihre Hilfspersonen. Wer ein Geheimnis offenbart, das ihm in seinem Beruf anvertraut worden ist, wird auf Antrag mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe bestraft.8 Dazu kommt Artikel 13 des Anwaltsgesetzes (BGFA): Die Verschwiegenheitspflicht gilt zeitlich unbegrenzt und gegenüber jedermann, und die Kanzlei muss dafür sorgen, dass ihre Hilfspersonen sie ebenfalls wahren.8 Sie endet nicht mit dem Mandat und nicht mit der Streichung aus dem Register.

Daraus folgt die Konstruktion, die jede Kanzlei kennt, die schon einmal eine IT-Firma beigezogen hat: Ein IT-Dienstleister wird als Hilfsperson der Kanzlei behandelt und ist damit kein unbefugter Dritter. Der Schweizerische Anwaltsverband knüpft das in seiner Wegleitung für IT-Outsourcing und Cloud-Computing an Bedingungen: sorgfältige Auswahl des Anbieters, vertragliche Sicherung des Berufsgeheimnisses und eine Verwendung der Daten allein zur Erfüllung des Vertrags.9 Für ein KI-Werkzeug heisst das konkret: eine eigene Instanz statt eines Sammelkontos, also ein System, das nur Ihrem Unternehmen gehört; ein Vertrag über die Auftragsbearbeitung; eine ausdrückliche Zusage, dass mit Kundendaten nicht trainiert wird; und eine offengelegte Kette der Subunternehmer. Ob das im einzelnen Mandat genügt, beurteilt die Kanzlei selbst.

EU Cowork AI ist darauf ausgelegt. Der Betrieb läuft in Rechenzentren von Green in Lupfig, die nach ISO 27001 zertifiziert sind, oder auf Ihrem eigenen Server. Der Auftragsverarbeitungsvertrag, den das Schweizer Datenschutzgesetz in Artikel 9 als Auftragsbearbeitung führt,8 hält im Abschnitt zum Training ausdrücklich fest, dass mit Kundendaten keine Modelle trainiert werden, und die Subprozessorenliste steht offen auf der Website. Telemetrie, also das automatische Melden von Nutzungsdaten an den Anbieter, ist standardmässig aus. Jeder Zugriff steht im Audit-Log, und Sie können es exportieren. Rechte gelten bis auf einzelne Werkzeuge.

Treuhänderinnen und Treuhänder stehen nicht im Katalog von Artikel 321 StGB, wohl aber die nach Obligationenrecht zur Verschwiegenheit verpflichteten Revisorinnen und Revisoren.8 Wer ein Revisionsmandat führt, fällt also selbst unter die Strafnorm. Im übrigen Treuhandgeschäft ergibt sich der Geheimnisschutz aus dem Auftragsverhältnis mit der Kundschaft. Dazu kommt das Datenschutzgesetz: Lohn- und Personaldaten sind gewöhnliche Personendaten, einzelne Bestandteile wie Angaben zur Gesundheit oder zur Gewerkschaftszugehörigkeit dagegen besonders schützenswerte Personendaten nach Artikel 5 DSG.8 Und die Unterlagen bleiben lange liegen: Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind nach Artikel 958f OR zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres.8 Wer Lohndaten in ein Chatfenster kopiert, dessen Betreiber er nicht kennt, hat ein Problem, das keine Nutzungsbedingung wegdefiniert.

Deshalb ist der Betrieb in der Schweiz oder auf dem eigenen Server für eine Kanzlei keine Präferenz, sondern die Voraussetzung, unter der der Einsatz überhaupt in Frage kommt. Was Sie im Gespräch mit der Aufsichtsbehörde, dem Revisionskunden oder der Mandantschaft brauchen, ist kein Vertrauensvorschuss, sondern ein Vertrag, eine Liste und ein Protokoll. Alle drei liegen vor. Eine Einschränkung gehört in dasselbe Gespräch: Die Modellanfragen laufen EU-seitig über EuRouter, für die Anthropic-Modelle über Amazon Bedrock im europäischen Inferenzprofil. Amazon Web Services ist ein US-Unternehmen, damit greift der CLOUD Act. Wer das für ein Mandat ausschliessen muss, betreibt Modell und Instanz selbst. Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- und keine Steuerberatung.

Häufige Fragen aus Kanzlei und Treuhand

Dürfen wir Mandantendaten überhaupt in eine KI geben?

Das hängt an der Ausgestaltung. Ein IT-Dienstleister wird als Hilfsperson der Kanzlei behandelt und ist damit kein unbefugter Dritter. Der Beizug ist an Bedingungen geknüpft: sorgfältige Auswahl, vertragliche Sicherung des Berufsgeheimnisses und eine Verwendung der Daten allein zur Erfüllung des Vertrags. Die Bausteine dafür: eine eigene Instanz in der Schweiz oder auf Ihrem Server, ein Vertrag über die Auftragsbearbeitung und die Zusage, dass mit Ihren Daten keine Modelle trainiert werden. Prüfen Sie den Einzelfall mit Blick auf Ihr Mandat. Diese Antwort ersetzt keine Rechtsberatung.

Erfindet die KI Gerichtsentscheide?

Sprachmodelle können Fundstellen ausgeben, die es nicht gibt, und das ist in dieser Branche der teuerste Fehler überhaupt. Deshalb arbeitet der KI-Kollege gegen Ihre eigenen Akten und Ihre Wissensbasis und weist zu jeder Aussage die Stelle aus, aus der sie stammt. Zitate, Fundstellen und Entscheide müssen Sie trotzdem verifizieren, bevor sie in eine Rechtsschrift gelangen. Diese Antwort ersetzt keine Rechtsberatung.

Was ist mit dem Anwaltsgeheimnis gegenüber dem Betreiber?

Im Selbstbetrieb sieht niemand ausser Ihnen die Daten, denn die Instanz läuft auf Ihrer Infrastruktur. Im betreuten Betrieb regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag den Rahmen: Wartungszugriffe erfolgen weisungsgebunden, die Subprozessoren sind offengelegt, und jeder Zugriff steht in einem Audit-Log, das Sie exportieren können. Diese Antwort ersetzt keine Rechtsberatung.

Sehen Praktikanten und Sekretariat dann alles?

Nein. Rechte gelten bis auf einzelne Werkzeuge. Es gilt die Reihenfolge Nutzer, Rolle, Gruppe, Voreinstellung des Servers. Wer eine Wissensbasis oder ein angebundenes System nicht sehen darf, erreicht es auch über den KI-Kollegen nicht. Mandate, die voneinander abgeschottet bleiben müssen, lassen sich über getrennte Gruppen trennen.

Berechnet die KI Fristen oder reicht sie etwas ein?

Nein, und das ist Absicht. Fristenlauf, Fristenkontrolle und die Einreichung bleiben im Kanzleisystem und beim Menschen. Der KI-Kollege erschliesst Akten, entwirft Texte und beantwortet Fragen aus Ihren Unterlagen; er verschickt nichts von sich aus.

Funktioniert EU Cowork AI mit Vertec, oder ersetzt es unsere Kanzlei- und Treuhandsoftware?

Es ersetzt sie nicht: Der KI-Kollege arbeitet darüber, nicht daneben. Vertec liefert in aktuellen Programmversionen einen eigenen MCP-Server aus, bei dem die Rechte dem Vertec-Benutzermodell folgen. Damit lassen sich Stammdaten, Projekte und Leistungen abfragen, ohne dass die Führung des Dossiers aus der Fachanwendung wandert.

Was kostet das für ein Unternehmen mit zehn Personen?

Der betreute Betrieb kostet 15 € pro Person und Monat, in der Schweiz 14 CHF, davon 8 € beziehungsweise 7.50 CHF als Modellguthaben im gemeinsamen Pool Ihrer Organisation. Wer selbst hostet, zahlt für die Software nichts: Die Basis LibreChat steht unter MIT-Lizenz, das Repository mit unseren eigenen Erweiterungen folgt demnächst. Alle Angaben stehen auf der Seite Preise.

Wie fangen wir an, ohne das halbe Unternehmen umzustellen?

Mit einem Mandatstyp und der eigenen Musterbibliothek. Nehmen Sie den Vorgang, der bei Ihnen am häufigsten vorkommt, laden Sie die zugehörigen Muster und Merkblätter in eine Wissensbasis und lassen Sie zwei Personen zwei Wochen damit arbeiten. Danach wissen Sie, was der Ablauf bringt, und die Rechte dafür sind in einer Stunde gesetzt.

Gehen Sie es an einem eigenen Vorgang durch

Bringen Sie einen anonymisierten Vorgang, ein Muster oder ein Merkblatt mit, und wir gehen den Ablauf gemeinsam durch. Oder Sie tragen sich ein und starten unter den Ersten.

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Quellen

Alle Zahlen in diesem Artikel stammen aus den folgenden Quellen, zuletzt geprüft im September 2026. Die Auslastungszahl ist als internationale Benchmark gekennzeichnet und stammt nicht aus einer Schweizer Erhebung.

  1. Schweizerischer Anwaltsverband und Swiss LegalTech Association, Umfrage zur Digitalisierung in Schweizer Anwaltskanzleien, erhoben von Oktober 2021 bis Januar 2022, Anwaltsrevue 10/2022: sav-fsa.ch
  2. Clio, Legal Trends Report 2025, Anhang zu Honoraren und Kennzahlen; internationale Vergleichsdaten, keine Schweizer Erhebung: clio.com
  3. TREUHAND|SUISSE und bexio, Studie zur Digitalisierung im Treuhand (2016), Anteil administrativer Arbeit und Erwartung für 2025: netzwoche.ch
  4. SECO, Bürokratiemonitor 2022, Medienmitteilung vom 1. März 2023: admin.ch
  5. SAV, Wegleitung für den Umgang mit künstlicher Intelligenz, verabschiedet am 14. Juni 2024, Fassung vom 16. Februar 2025: digital.sav-fsa.ch
  6. Vertec, Knowledge Base: Vertec MCP-Server: vertec.com
  7. justitia.swiss, Informationen für Entwicklerinnen und Entwickler zur Anbindung: justitia.swiss
  8. Wortlaut der zitierten Bestimmungen in der Systematischen Rechtssammlung: Art. 321 StGB, Art. 13 BGFA, Art. 5 und Art. 9 DSG, Art. 958f OR
  9. SAV, Wegleitung für IT-Outsourcing und Cloud-Computing: digital.sav-fsa.ch
  10. Justitia 4.0, Merkblatt zum Inkrafttreten des BEKJ: justitia40.ch

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