Add-in de Outlook

El add-in de Outlook lleva al colega de IA directamente a la bandeja de entrada, en forma de panel lateral. El mensaje abierto sirve entonces de contexto. Esta página describe el alcance de sus funciones, el tratamiento de los archivos adjuntos, el inicio de sesión y la vía de distribución dentro de la empresa.

El add-in es un desarrollo propio.

Qué sabe hacer

• Resumir el correo abierto, incluidos los hilos largos.
• Redactar un borrador de respuesta que aparece en la ventana de respuesta habitual de Outlook.
• Extraer de un mensaje las tareas y los plazos.
• Leer también los archivos y los adjuntos, véase más abajo.
• Adoptar su estilo de redacción si así lo desea, siempre que el administrador lo haya configurado.

Funciona en Outlook para Windows, para Mac, en la web y en el nuevo Outlook.

Nunca se envía nada automáticamente

El add-in entrega texto. El borrador aparece en la ventana de respuesta nativa, y quien lo envía es usted. No hay envío automático, y el permiso de Microsoft correspondiente para enviar no se solicita deliberadamente.

No es una vía paralela que esquive la plataforma

Detrás del panel se ejecuta un agente real en su servidor, en la misma instancia que el chat web. Esto tiene tres consecuencias para los administradores:

Permisos	Rigen los mismos roles y las mismas reglas para los conectores que en el chat web
Consumo	Cada turno se mide y aparece en el consumo y en la facturación
Registro	Las llamadas a los conectores constan en el registro de auditoría, como en todo lo demás

Ningún tráfico de modelo circula al margen de la plataforma.

Archivos y adjuntos

El panel lee los archivos por sí mismo y solo transmite el texto. El archivo no sale de su ordenador.

Formato	Qué se lee
PDF	el texto de cada página, sin OCR
Word .docx	los párrafos, incluidas las celdas de las tablas y los saltos de línea
Excel .xlsx	el nombre de la hoja y las filas; los huecos entre columnas se conservan
Texto .txt .md .csv .tsv .json .log .yml .xml	texto en bruto
Imágenes JPEG y PNG	como imagen adjunta, reducida antes del envío

Por mensaje rigen límites máximos de número, tamaño y cantidad de texto. Cuando se alcanza un límite, el panel se lo dice en lugar de omitir algo en silencio.

No se leen los antiguos formatos binarios .doc, .xls y .ppt, PowerPoint, los archivos comprimidos, los adjuntos en la nube (allí solo llega un enlace) y los correos electrónicos adjuntos. También en estos casos el panel indica el motivo.

Los archivos llegan a la conversación por tres vías: desde el menú del campo de entrada, arrastrándolos sobre la zona de chat y, en el caso de las imágenes, a través del portapapeles.

Los adjuntos escaneados necesitan una capa de texto

Un PDF escaneado sin capa de texto no contiene texto legible. El panel lo señala expresamente en lugar de generar un resumen vacío.

Los adjuntos del correo abierto

Los adjuntos del mensaje abierto nunca se leen sin preguntar. Si el correo tiene adjuntos, una tarjeta detiene el proceso después del envío y le permite elegir uno a uno qué puede leerse. Si lo desea, el panel recuerda esa elección para ese correo concreto.

Para ello, el cliente de Outlook necesita una versión suficientemente reciente de la interfaz de buzón. Si es demasiado antigua, la tarjeta lo indica y el proceso continúa sin los adjuntos.

Instrucciones personales

En los ajustes del panel hay un campo para las indicaciones personales, por ejemplo «immer Sie, nie Gedankenstriche, Grussformel Freundliche Grüsse» (siempre el tratamiento formal, nunca guiones, fórmula de despedida Freundliche Grüsse). Estas indicaciones ocupan el primer lugar en el orden de prioridad: prevalecen sobre las capacidades, sobre el perfil de estilo de redacción y sobre las instrucciones del agente.

Se componen de nuevo a partir de los ajustes en cada envío y no se guardan en el historial. Si las cambia en mitad de una conversación, la nueva versión rige de inmediato.

Inicio de sesión sin contraseña

El panel no pide ninguna contraseña. En su lugar, el inicio de sesión se realiza mediante un código de dispositivo:

1. En el panel, pulse «Anmelden» (iniciar sesión). Aparece un código corto.

2. «Im Browser fortfahren» (continuar en el navegador). Allí se abre una página de confirmación en su propio dominio de chat, con ese mismo código.

3. Haga clic en «Verbinden» (conectar). La página utiliza su sesión existente en el navegador. Si no ha iniciado sesión en el navegador, la página le ofrece el acceso y el código sigue siendo válido.

4. El panel completa la conexión por sí mismo.

El proceso caduca al cabo de poco tiempo. Al final, el panel recibe exactamente un valor: su clave personal con el nombre «Outlook-Add-in». Está limitada en el tiempo y puede revocarse en cualquier momento, en los ajustes del chat web, bajo «API-Schlüssel für Agenten» (claves de API para agentes).

La ventaja de esta vía: la autenticación en dos factores y, más adelante, el inicio de sesión con Entra funcionan sin trabajo adicional, porque el acceso desde el navegador ya lo cubre.

Un límite que conviene conocer

Las respuestas del panel no aparecen en el chat web

Lo que usted trate en el panel de Outlook no aparece en el historial del chat web. El historial vive en el panel. Es una limitación conocida de la interfaz a través de la cual se conectan los clientes externos.

Aun así, la medición del consumo y el registro se aplican por completo. Por tanto, no se abre ninguna laguna en los costes ni en la trazabilidad; sencillamente, no hay un segundo historial de conversación.

Para administradores: requisitos

Requisito	Detalle
TLS con validez pública	Office solo carga HTTPS de confianza pública. Una entidad de certificación interna no basta: el panel se quedaría vacío
Buzones en Exchange Online	POP3, IMAP y Exchange local no están soportados por la plataforma de add-ins. Para eso no hay ningún rodeo posible
Derechos de administración en Microsoft 365	Rol «Administrador global» o «Administrador de Exchange»
Dominio de chat accesible	El panel se dirige al mismo dominio que el chat web

Las respuestas deben enviarse de forma continua

Si el flujo de respuesta se almacena en búfer en lugar de enviarse de forma continua, la ventana de visualización de Outlook se interrumpe al cabo de poco tiempo con un «sin conexión», aunque en el lado del servidor todo funcione correctamente. Se ven afectadas justo las respuestas largas y con mucho uso de herramientas, que son precisamente para las que uno quiere el add-in. El valor predeterminado está bien fijado; no debería modificarse.

Para administradores: implantación

1. Poner el add-in a disposición, de modo que se sirva bajo su dominio de chat.

2. Crear el agente. Crear en el chat un agente, por ejemplo con el nombre Outlook-Assistent, con el modelo predeterminado del cliente y, de momento, sin conectores.

3. Habilitar el agente para el acceso remoto. Sin esa habilitación, la interfaz deniega el acceso. Además, el permiso de rol «Remote-Agenten» (agentes remotos) debe estar activado para los roles que vayan a usar el add-in.

4. Registrar el agente predeterminado, para que nadie tenga que seleccionarlo en el panel.

5. Revisar el manifiesto. Ya no debe contener ningún marcador de posición.

Distribución en el centro de administración de Microsoft 365

1. Abrir admin.microsoft.com y luego Configuración → Aplicaciones integradas.

2. Cargar aplicaciones personalizadas y, a continuación, Complemento de Office y Cargar archivo de manifiesto.

3. Asignar a Solo yo para las pruebas, a determinados Usuarios/grupos para un piloto o a Toda la organización para el despliegue. Confirmar los permisos e implementar.

Cuente con 24 horas

Según Microsoft, hasta que el add-in aparece en la cinta de opciones de todos los usuarios pasan hasta 24 horas. El Outlook clásico tiene además una caché local.

Para un piloto, la vía de aka.ms/olksideload es bastante más rápida. Actúa por buzón y de forma inmediata en todos los clientes de ese buzón.

En las actualizaciones, incremente el número de versión del manifiesto y actualícelo en Aplicaciones integradas. El GUID se mantiene siempre igual. Un GUID nuevo cuenta como un add-in ajeno y aparecería una segunda vez en la cinta de opciones.

Opcional: adoptar el estilo de redacción

Si se quiere que el panel aprenda el estilo de redacción personal a partir de los correos enviados, hace falta un registro de aplicación propio en Entra con un permiso delegado de lectura sobre el buzón. Sin este paso el add-in funciona por completo, solo falta la adopción del estilo. El token de acceso se queda en el cliente y no llega a su servidor. El permiso para enviar no se solicita deliberadamente.

Localización de errores

Síntoma	Causa y solución
El add-in no aparece en la cinta de opciones	La distribución tarda hasta 24 horas. Probar de inmediato mediante sideload. Reiniciar el Outlook clásico
El panel se queda en blanco	Revisar el certificado. Hace falta uno con validez pública, no una entidad de certificación interna
El panel está vacío solo en Outlook en la web	El panel no debe quedar bloqueado por las cabeceras de framing
Se deniega el acceso al agente	Falta la habilitación del agente para el acceso remoto, o el permiso de rol está desactivado
Se pide iniciar sesión mientras se chatea	La clave personal ha caducado. Cerrar sesión en el panel y volver a iniciarla
Interrupción en las respuestas largas	El flujo de respuesta se almacena en búfer en lugar de enviarse de forma continua
El add-in falta en algunas personas	Su buzón no está en Exchange Online

Los errores del panel llegan además al panel de administración, bajo «Logs» (registros), pestaña «Client-Fehler» (errores de cliente). Allí figura la causa técnica con la persona, la plataforma y el nombre del archivo, nunca el contenido de un archivo. Las entradas se eliminan automáticamente una vez transcurrido el plazo de conservación.