Usuarios, grupos y roles
Quién tiene acceso y qué puede hacer se decide en tres sitios: en la cuenta, en el rol y en el grupo. Esta página describe de qué dispone usted para ello como administrador.
Cuentas
Sección titulada «Cuentas»La lista de usuarios muestra todas las cuentas con su rol, su modo de inicio de sesión, su estado, su última actividad y su parte del consumo. Desde ahí llega usted a todo lo demás relativo a una persona: consultar el consumo, consultar los accesos, exportar los datos, cambiar el rol, recargar el saldo, bloquear y eliminar.
Dar de alta a personas
Sección titulada «Dar de alta a personas»Hay dos vías:
- Invitar es la vía normal. La persona invitada establece ella misma su contraseña, usted nunca tiene que transmitir ninguna. Las invitaciones tienen plazo y solo valen para la dirección indicada. De forma opcional, la persona se incorpora automáticamente a uno o varios grupos al registrarse.
- Crear directamente genera una cuenta sin registro, incluidos rol y grupos. Puede generarse una contraseña inicial y colocarse en el portapapeles, para que no acabe en capturas de pantalla ni en el autorrelleno del navegador.
Para que una invitación llegue a su destino, el dominio de correo debe coincidir con los dominios permitidos para el registro. Si hay configurado un envío de correo, sale además un mensaje; en caso contrario, el enlace de invitación lo envía usted mismo.
Roles y permisos
Sección titulada «Roles y permisos»Los roles agrupan permisos. Junto a los dos roles de sistema para usuarios y administradores, usted puede crear roles propios. Los permisos están agrupados por temas:
| Grupo | De qué se trata |
|---|---|
| «Werkzeuge» (herramientas) | Búsqueda web, intérprete de código, búsqueda en archivos y citas, acceso a conectores |
| «Chat-Funktionen» (funciones de chat) | Respuestas en paralelo, chats temporales, marcadores, memorias |
| «Erstellen und Teilen» (crear y compartir) | Agentes, prompts, capacidades y enlaces compartidos |
| «Remote-Agenten» (agentes remotos) | Agentes fuera del chat, por ejemplo en el complemento de Outlook |
| «Sichtbarkeit» (visibilidad) | si los usuarios y los grupos aparecen en el diálogo de compartir |
Además, usted define por rol qué fichas del modelo son visibles, véase Modelos y fichas del modelo.
Los grupos son la base de los accesos y de la selección de modelos. O bien se mantienen localmente en el panel, o bien proceden de su proveedor de identidad y están entonces protegidos contra escritura: sus miembros los administra el proveedor de identidad.
Por grupo se puede definir qué conectores están permitidos y qué fichas del modelo son visibles. Principio: gana la regla más restrictiva.
Bloquear y eliminar
Sección titulada «Bloquear y eliminar»Un bloqueo es temporal o indefinido y puede levantarse de nuevo en cualquier momento.
La eliminación de una cuenta borra la cuenta, las conversaciones, los mensajes, los archivos, las claves, los agentes y el saldo, y no se puede deshacer. Por eso el diálogo exige una confirmación expresa y ofrece justo antes la exportación de datos: después de la eliminación ya no puede darse ninguna información, así que la información prevista en el RGPD debe facilitarse antes. De forma opcional pueden eliminarse a la vez las transacciones de consumo; entonces, eso sí, se pierde el justificante de facturación. Más al respecto en Protección de datos y conservación.
«Qué puede hacer esta persona, y por qué»
Sección titulada ««Qué puede hacer esta persona, y por qué»»De cada persona existe un resumen de sus accesos: rol, grupos, conectores permitidos, fichas del modelo visibles y habilitaciones de agentes. En cada entrada consta qué nivel tomó la decisión, y el camino hasta allí está enlazado. Es la vía más rápida cuando alguien comunica que no ve un conector o un modelo.