Archivos y conocimiento

Esta página separa tres cosas que en el día a día se confunden constantemente: adjuntar un archivo a un mensaje, hacer que todo un fondo documental sea consultable y buscar en las conversaciones propias. Dos de ellas están disponibles tras la instalación, una no.

Tres cosas, una sola palabra

Lo que usted quiere	Cómo se llama	Estado de entrega
Quiero que el colega lea ahora este archivo concreto	Adjuntar un archivo (contexto)	activado
Un fondo con muchos documentos debe ser consultable de forma permanente	Búsqueda de archivos, también llamada RAG, abreviatura de retrieval-augmented generation, es decir, respuestas construidas a partir de pasajes localizados	desactivado, lo configura el administrador
Busco un pasaje en mis chats antiguos	Búsqueda de texto completo en las conversaciones	activado

El tratamiento de archivos proviene de LibreChat, al igual que la interfaz RAG que hay detrás.

Adjuntar un archivo a un mensaje

Este es el caso normal. Usted adjunta un documento a su mensaje, el contenido pasa al contexto de esa conversación y usted formula su pregunta al respecto. Adjuntar se hace desde el menú del campo de entrada o arrastrando el archivo sobre la ventana de chat.

Tiene sentido para documentos sueltos: revisar un contrato, resumir un acta, hacer que se analice una tabla. El contenido se queda en esa conversación y no pasa a formar un fondo consultable.

Formatos

Se procesan los formatos habituales de oficina y de texto, entre ellos PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), texto, Markdown, CSV, JSON y XML. Las imágenes en formato JPEG, PNG, GIF y HEIC también funcionan, aunque solo en una ficha del modelo que entienda imágenes. En una ficha de solo texto, una imagen no surte efecto; véase Chat y modelos.

La lista exacta de los tipos de archivo permitidos es configurable. Dónde, se explica más abajo, en la sección para administradores.

Límites

Cuántos archivos puede adjuntar por mensaje y qué tamaño puede tener un archivo lo decide el administrador. El valor predeterminado es generoso y rara vez es el límite real. En la práctica es más determinante cuánto texto puede leer un modelo en una sola consulta. Un documento de varios cientos de páginas llena el contexto, desplaza el resto de la conversación y empeora la respuesta. Para fondos así existe la búsqueda de archivos.

Búsqueda de archivos en un fondo documental

La búsqueda de archivos es algo distinto de adjuntar. Los documentos que se suben se dividen en fragmentos y se almacenan de manera que la búsqueda no se haga por palabras clave, sino por similitud de contenido. Ante una pregunta, el colega extrae entonces justo los fragmentos pertinentes, en lugar de meter el documento entero en el contexto.

La ventaja se nota con documentos numerosos y largos: un puñado de manuales, una colección de directrices, un archivo de proyecto. En lugar de «lee estas 400 páginas», se convierte en «encuentra los tres pasajes que responden a mi pregunta».

Búsqueda de texto completo en los chats propios

La búsqueda de la barra lateral recorre sus conversaciones, no sus documentos. Encuentra el punto en el que se habló de algo. Esta búsqueda está siempre activada y no necesita ningún proveedor de embeddings.

Para administradores

Activar la búsqueda de archivos

Registrar un proveedor para los embeddings. Sin él, los documentos no pueden prepararse para la búsqueda por contenido. Quien quiera mantener el posicionamiento europeo elegirá un proveedor que procese los datos dentro de la UE.
Poner a disposición los componentes adicionales necesarios. La búsqueda de archivos trae su propio servicio para preparar y consultar los documentos; solo se le llama internamente.
Habilitar la interfaz. Solo entonces aparece el conmutador en el chat.
Comprobar el permiso de rol. En el editor de roles, bajo «Werkzeuge» (herramientas), está el permiso «Datei-Suche (RAG)» (búsqueda de archivos) con la indicación «Hochgeladene Dokumente durchsuchen» (buscar en los documentos subidos). Opcionalmente, junto a él, «Datei-Zitate» (citas de archivos) para las referencias de fuentes procedentes de archivos. Quien quiera dar la búsqueda de archivos solo a determinados roles debe gestionar el permiso exclusivamente aquí.
Comprobar después que la búsqueda devuelve realmente resultados del fondo en un chat nuevo.

Cambiar los límites y los tipos de archivo permitidos

En el panel, bajo «Konfiguration → Dateien & Speicher» (configuración, archivos y almacenamiento). Allí están los límites máximos para las subidas, el límite para las imágenes de perfil y la lista de los tipos de archivo permitidos.

Una intervención sensata durante la implantación es bajar el límite máximo por archivo a un valor realista para su día a día. Eso mantiene fuera del almacenamiento los vídeos y archivos comprimidos subidos por descuido.

Qué ocurre al borrar una cuenta

Al borrar a una persona desde el panel de administración se eliminan también sus archivos y se limpian los índices de búsqueda. Antes, el diálogo ofrece expresamente «Daten exportieren (JSON)» (exportar los datos en JSON), porque la información exigida por el RGPD debe facilitarse antes del borrado.