KI in Praxis und Apotheke: drei Abläufe, die Schreibzeit zurückgeben

Ausgangslage: die Schreibarbeit wächst schneller als die Sprechstunde

Praxisambulant tätige Ärztinnen und Ärzte wenden im Schnitt 54 Minuten pro Arbeitstag allein für Vorgaben von Behörden und Versicherungen auf, und 87 % der ambulant Tätigen nennen die Versicherungen als grösste Belastung.¹ Das ist knapp eine Stunde, die jeden Tag an einem Ort entsteht, an dem niemand behandelt wird: am Schreibtisch, meistens nach der letzten Konsultation.

Gleichzeitig wird die Zeit knapper. Hausärztinnen und Hausärzten stehen heute 6 Stunden pro Woche weniger für die Behandlung zur Verfügung als vor 20 Jahren, und bis 2035 müssen 40 % von ihnen ersetzt werden.² Wer bleibt, übernimmt mehr Patientinnen und Patienten, nicht weniger Formulare.

Der Bund misst den Aufwand inzwischen selbst: Das Bundesamt für Gesundheit (BAG) erhebt seit Mai 2026 Daten bei Hausärztinnen und Hausärzten, erste Zwischenresultate wurden auf Ende August 2026 erwartet, der Schlussbericht soll im Januar 2027 vorliegen.³ Die Diskussion über Entlastung läuft also. Die Post von heute wartet trotzdem.

In der Apotheke sieht die Rechnung anders aus, das Ergebnis ähnlich: Seit dem 1. Januar 2020 verlangt Artikel 30 des Heilmittelgesetzes ein Qualitätssicherungssystem.⁴ Rund 1'800 Apotheken mit im Schnitt 12.7 Personen bei 9 Vollzeitäquivalenten führen damit je ein eigenes Qualitätsmanagementsystem (QMS). Dazu gehören Arbeitsanweisungen, Schulungsnachweise und ein Jahresrückblick.⁵ In der Spitex versorgen rund 400 Nonprofit-Organisationen mit über 40'000 Mitarbeitenden rund drei Viertel aller Spitex-Klientinnen und -Klienten.⁶ Jede von ihnen schreibt Verlaufsberichte an Versicherer und Behörden.

Damit ist der Rahmen dieses Artikels gesetzt, und zwar eng. Ein KI-Kollege stellt keine Diagnose, macht keine Triage, empfiehlt keine Therapie und keine Dosierung, prüft keine Interaktionen und ersetzt keinen Medikations-Check. Solche Funktionen wären ein Medizinprodukt, mit allem, was an Konformitätsbewertung daran hängt. Wo die Grenze verläuft, sagt Swissmedic: Software ist ein Medizinprodukt, sobald sie für einen medizinischen Zweck zum Nutzen einer einzelnen Person eingesetzt wird und mehr mit den Daten tut, als sie zu speichern, zu archivieren, zu durchsuchen, weiterzugeben oder verlustfrei zu komprimieren.¹⁰ Es geht hier um Administration, Dokumentation, Wissensbasis und Übersetzung. Der Medikations-Check bleibt im Fachsystem der Apotheke; der KI-Kollege schreibt den Text darum herum.

Anwendungsfall 1: Berichte und Versicherungsanfragen als Entwurf

Am Morgen liegt eine Anfrage im Posteingang: Kostengutsprache für eine Therapie, mit Frist. Die Praxis gibt dem KI-Kollegen die Anfrage und die Auszüge aus der Dokumentation frei, die dazugehören. Zurück kommt ein strukturierter Berichtsentwurf im Berichtsstandard Ihres Betriebs, mit den Angaben an den Stellen, an denen der Versicherer sie erwartet, und mit Fundstelle zu jeder übernommenen Angabe. Die Ärztin liest, streicht, ergänzt die Beurteilung und unterschreibt.

Dasselbe Muster trägt die anderen Berichte: Zuweisung, Austritt, IV-Anfrage, in der Spitex der Verlaufsbericht an den Versicherer und der Bericht an die Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde (KESB). Auch der Begleittext zum ärztlichen Auftrag oder zur ärztlichen Anordnung nach Artikel 8 der Krankenpflege-Leistungsverordnung (KLV) entsteht als Entwurf. Die Bedarfsermittlung nach Artikel 8a KLV und die Einstufung bleiben dabei im Fachsystem und bei der Fachperson.⁹ Der Entwurf ordnet, was bereits dokumentiert ist. Er erfindet nichts dazu. Wo eine Angabe fehlt, bleibt eine markierte Lücke stehen statt einer Formulierung, die plausibel klingt.

Genau hier liegen die 54 Minuten aus der Ausgangslage.¹ Was der Entwurf bewusst nicht enthält, ist die fachliche Beurteilung: Arbeitsfähigkeit, Prognose und Indikation formuliert die Fachperson. Nichts geht automatisch hinaus, jeder Bericht wartet auf die Unterschrift.

Anwendungsfall 2: das Wissen des Teams wird befragbar

Die medizinische Praxisassistentin (MPA) hat eine Tariffrage, sucht die interne Regelung für eine kurzfristige Absage oder das passende Kapitel im Praxishandbuch. Heute unterbricht sie dafür die Sprechstunde. Mit einer Wissensbasis aus dem Praxishandbuch, den internen Abläufen und den Abrechnungsunterlagen des Betriebs bekommt sie die Antwort mit Fundstelle, in Sekunden prüfbar.

In der Apotheke wird das QM-Handbuch befragbar: „Wo steht unsere Regelung zur Kühlkette?“ Und die Schreibarbeit am QMS entsteht aus den vorhandenen Unterlagen als Entwurf, von der Arbeitsanweisung über den Schulungsnachweis bis zum Jahresrückblick. Der Medikations-Check bleibt dabei im Fachsystem, wo er hingehört.

In der Spitex sind es die Hygiene- und Notfallkonzepte und die Einarbeitung neuer Mitarbeitender, die in ihrer Sprache fragen und aus denselben Unterlagen die Antwort bekommen. Rechte gelten bis auf einzelne Werkzeuge: Wer eine Ablage nicht sehen darf, sieht sie auch über den KI-Kollegen nicht, und jeder Zugriff steht im Audit-Log.

Anwendungsfall 3: Patienten- und Kundeninformation in mehreren Sprachen

Ein Merkblatt zur Vorbereitung auf eine Untersuchung liegt auf Deutsch vor, fachlich freigegeben. Daraus entstehen die französische, die italienische und die englische Fassung, dazu die Sprachen, die im Einzugsgebiet tatsächlich gesprochen werden, und eine sprachlich vereinfachte Version für alle, denen der Amtston den Zugang verstellt.

Dasselbe gilt für Einnahmehinweise am Handverkaufstisch und für Nachsorgeanweisungen nach einem Eingriff. Vor der Abgabe geht jede Fassung durch die fachliche Freigabe, so wie das deutsche Original auch. Was danach spürbar wird: weniger Rückfragen am Telefon und weniger Missverständnisse am Tresen.

Die Grenze ist auch hier klar. Der KI-Kollege überträgt und vereinfacht einen freigegebenen Text; er ergänzt keine Hinweise, die im Original nicht stehen, und er lässt keine Warnhinweise weg. Mengen-, Zeit- und Dosierungsangaben werden vor der Freigabe gegen das Original geprüft. Das Beratungsgespräch ersetzt er nicht.

Konnektoren: was sich an Ihre Fachsoftware anbinden lässt

Ein KI-Kollege ist so nützlich wie das, was er erreichen darf. Ein Konnektor ist dabei nichts anderes als die Verbindung zu einem anderen Programm. MCP ist ein offener Standard für solche Verbindungen. Darüber lassen sich Programme mit dokumentierter Schnittstelle ansprechen. Für jedes einzelne Werkzeug gilt ein eigenes Recht, und jeder Aufruf wird protokolliert. Im Gesundheitswesen ist die Ausgangslage besonders: Vieles ist geschlossen. So sieht die KI-Anbindung bei verbreiteter Software für Praxis, Apotheke und Spitex aus, geprüft im August 2026:

Die ehrliche Zusammenfassung: Das Feld ist weitgehend geschlossen. Genau deshalb steht die Systemanbindung in diesem Artikel nicht im Zentrum. Berichtsentwurf, Wissensbasis und Merkblätter arbeiten mit Dokumenten und laufen ohne Anbindung an die Praxissoftware. Wo das Fachsystem den Datenstandard FHIR spricht, führt ein Weg über generische MCP-Server. Generisch heisst: Sie sind an keinen Hersteller gebunden, und es gibt sie als Open Source.⁸ Für die Leistungsabrechnung lässt sich der Standard Rechnung 5.0 des Forums Datenaustausch seit dem 1. Januar 2026 produktiv einsetzen; die Vorgängerversion 4.5 wird am 30. Juni 2027 abgelöst. Das ist ein offenes Dateiformat im XML-Aufbau, das sich als Dokument lesen und schreiben lässt.⁷ Wie eine Anbindung grundsätzlich funktioniert, steht auf der Seite Integrationen.

Datenschutz und Berufsgeheimnis: der strengste Abschnitt

Artikel 321 des Strafgesetzbuchs nennt Ärztinnen und Ärzte sowie Apothekerinnen und Apotheker namentlich. Er erfasst auch ihre Hilfspersonen. Gesundheitsdaten sind nach dem revidierten Datenschutzgesetz besonders schützenswerte Personendaten. In der EU zählt die Datenschutz-Grundverordnung sie in Artikel 9 zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten: Ihre Bearbeitung ist dort grundsätzlich untersagt und nur unter den aufgezählten Ausnahmen erlaubt, etwa mit ausdrücklicher Einwilligung oder für Zwecke der Gesundheitsversorgung.¹¹ Das alles zusammen heisst: Ein Werkzeug, das solche Daten bearbeitet, wird nicht nebenbei eingeführt. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Der erste Schritt ist deshalb der einfachste: Zwei der drei Anwendungsfälle in diesem Artikel brauchen überhaupt keine Patientendaten. Die Wissensbasis lebt vom Praxishandbuch, vom QM-Handbuch und von internen Abläufen; die Merkblätter sind Ihre eigenen Texte. Damit lässt sich beginnen, ohne dass eine einzige Akte den Betrieb verlässt.

Wo Patientendaten hineingehören, nämlich in den Berichtsentwurf, gilt das Übliche in strenger Ausführung. Die Instanz läuft im betreuten Betrieb in den ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren von Green in Lupfig oder auf Ihrem eigenen Server; die Zertifizierung liegt bei Green, eine eigene ist in Arbeit. Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine öffentliche Subprozessorenliste. Kundendaten trainieren keine Modelle. Rechte reichen bis auf einzelne Werkzeuge, und das Audit-Log lässt sich exportieren.

Was wir nicht behaupten: dass Patientendaten dabei anonymisiert würden. Ein Verlaufsbericht bleibt auch ohne Namen ein Personendatum, und wer etwas anderes verspricht, verspricht zu viel. Die Antwort liegt im Ort der Bearbeitung und in der Zugriffskontrolle, nicht in einer Textmaske.

Bei Spitex-Organisationen und Institutionen kommt hinzu, dass Daten urteilsunfähiger Personen bearbeitet werden. Auch der Kontakt zur KESB gehört dazu. Löschkonzept und Zugriffsprotokollierung sind dort strenger anzusetzen als in einer Einzelpraxis. Einstufungen nach BESA oder RAI, den anerkannten Instrumenten zur Ermittlung des Pflegebedarfs, bleiben davon unberührt: Sie entstehen im Fachsystem und werden dort verantwortet. Die Belege zum Betrieb stehen im Trust Center.

Häufige Fragen aus Praxis, Apotheke und Spitex

Quellen

Alle Zahlen in diesem Artikel stammen aus den folgenden Quellen, zuletzt geprüft im August 2026.

1. gfs.bern im Auftrag der FMH, Befragung zum ärztlichen Arbeitsumfeld 2025 (N = 1'532, davon 330 ambulant Tätige): cockpit.gfsbern.ch
2. mfe Haus- und Kinderärzte Schweiz mit dem Universitären Zentrum für Hausarztmedizin beider Basel (uniham-bb), Workforce-Studie 2025 (publiziert am 2. Oktober 2025): hausaerzteschweiz.ch
3. BAG, Administrativer Aufwand im Gesundheitswesen, Erhebung bei Hausärztinnen und Hausärzten seit Mai 2026: bag.admin.ch
4. pharmaSuisse, Qualität in der Apotheke, Qualitätssicherungssystem nach Artikel 30 des Heilmittelgesetzes seit dem 1. Januar 2020: pharmasuisse.org
5. pharmaSuisse, Dossier Fachkräftemangel, rund 1'800 Apotheken mit durchschnittlich 12.7 Personen bei 9 Vollzeitäquivalenten: pharmasuisse.org
6. Spitex Verband Schweiz, rund 400 Nonprofit-Organisationen mit über 40'000 Mitarbeitenden: spitex.ch
7. Forum Datenaustausch, XML-Standards für die Leistungsabrechnung: forum-datenaustausch.ch. Rechnung 5.0 produktiv einsetzbar ab 1. Januar 2026, End of Life der Version 4.5 am 30. Juni 2027, nach der Leistungserbringer-Information der CSS: css.ch
8. WSO2, FHIR MCP Server, generische Open-Source-Anbindung an FHIR-Systeme, Apache-2.0-Lizenz: github.com
9. Krankenpflege-Leistungsverordnung (KLV, SR 832.112.31), Artikel 8 „Ärztlicher Auftrag oder ärztliche Anordnung“ und Artikel 8a „Bedarfsermittlung“: fedlex.admin.ch
10. Swissmedic, Merkblatt Medizinprodukte-Software BW630_30_007, Version 3.0, gültig ab 21. April 2026, Abschnitt 4 zur Qualifizierung: swissmedic.ch
11. Rechtsgrundlagen: Artikel 321 des Strafgesetzbuchs (SR 311.0) zum Berufsgeheimnis, fedlex.admin.ch; Artikel 5 des Datenschutzgesetzes (SR 235.1) zu besonders schützenswerten Personendaten, fedlex.admin.ch; Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, eur-lex.europa.eu
12. Verordnung des EDI über das elektronische Patientendossier (EPDV-EDI, SR 816.111), Anhang 5 mit dem CH EPR FHIR (R4) Implementation Guide, Fassung vom 1. Juni 2026: fedlex.data.admin.ch