Add-in Outlook

L’add-in Outlook amène le collègue IA directement dans la boîte de réception, sous forme de volet latéral. Le message ouvert sert alors de contexte. Cette page décrit l’étendue des fonctions, le traitement des pièces jointes, la connexion et la voie de distribution dans l’entreprise.

L’add-in est un développement maison.

Ce qu’il sait faire

• Résumer le courriel ouvert, y compris les longs fils de discussion.
• Rédiger un projet de réponse qui atterrit dans la fenêtre de réponse habituelle d’Outlook.
• Extraire d’un message les tâches et les échéances.
• Lire au passage les fichiers et les pièces jointes, voir plus bas.
• Sur demande, reprendre votre style rédactionnel, si l’administrateur l’a mis en place.

Il fonctionne dans Outlook pour Windows, pour Mac, sur le web et dans le nouvel Outlook.

Rien n’est jamais envoyé automatiquement

L’add-in fournit du texte. Le projet de réponse atterrit dans la fenêtre de réponse native, et c’est vous qui l’envoyez. Il n’existe aucun envoi automatique, et l’autorisation Microsoft correspondante pour l’envoi n’est délibérément pas demandée.

Ce n’est pas une voie parallèle contournant la plateforme

Derrière le volet tourne un véritable agent sur votre serveur, dans la même instance que le chat web. Cela a trois conséquences pour les administrateurs :

Droits	Les mêmes rôles et les mêmes règles pour les connecteurs s’appliquent que dans le chat web
Consommation	Chaque tour est mesuré et apparaît dans la consommation et la facturation
Journal	Les appels de connecteurs figurent dans le journal d’audit, comme partout ailleurs

Aucun trafic vers les modèles ne contourne la plateforme.

Fichiers et pièces jointes

Le volet lit les fichiers lui-même et ne transmet que le texte. Le fichier ne quitte pas votre ordinateur.

Format	Ce qui est lu
PDF	Le texte page par page, pas d’OCR
Word .docx	Les paragraphes, y compris les cellules de tableau et les sauts de ligne
Excel .xlsx	Le nom de la feuille et les lignes, les colonnes vides sont conservées
Texte .txt .md .csv .tsv .json .log .yml .xml	le texte brut
Images JPEG et PNG	en pièce jointe image, réduite avant l’envoi

Des plafonds s’appliquent par message pour le nombre, la taille et la quantité de texte. Lorsqu’une limite est atteinte, le volet vous le dit au lieu d’écarter silencieusement quelque chose.

Ne sont pas lus les anciens formats binaires .doc, .xls et .ppt, PowerPoint, les archives, les pièces jointes dans le cloud (seul un lien arrive alors) et les courriels joints. Dans ces cas aussi, le volet en indique la raison.

Les fichiers arrivent dans la conversation par trois voies : le menu du champ de saisie, le glisser-déposer sur la zone de chat et, pour les images, le presse-papiers.

Les pièces jointes numérisées ont besoin d’une couche de texte

Un PDF numérisé sans couche de texte ne contient aucun texte exploitable. Le volet le signale expressément au lieu de produire un résumé vide.

Les pièces jointes du courriel ouvert

Les pièces jointes du message ouvert ne sont jamais lues sans qu’on vous le demande. Si le courriel comporte des pièces jointes, une carte interrompt l’opération après l’envoi et vous laisse choisir une à une celles qui peuvent être lues. Sur demande, le volet retient ce choix pour ce courriel précis.

Pour cela, le client Outlook a besoin d’une version suffisamment récente de l’interface de boîte aux lettres. S’il est trop ancien, la carte le dit et l’opération se poursuit sans les pièces jointes.

Instructions personnelles

Les réglages du volet comportent un champ pour les consignes personnelles, par exemple « immer Sie, nie Gedankenstriche, Grussformel Freundliche Grüsse » (toujours le vouvoiement, jamais de tirets, formule de politesse Freundliche Grüsse). Ces consignes se situent tout en haut de la hiérarchie : elles l’emportent sur les compétences, sur le profil de style rédactionnel et sur les instructions de l’agent.

Elles sont reconstituées à partir des réglages à chaque envoi et ne sont pas enregistrées dans l’historique. Si vous les modifiez au milieu d’une conversation, la nouvelle version s’applique immédiatement.

Connexion sans mot de passe

Le volet ne demande aucun mot de passe. La connexion passe à la place par un code d’appareil :

1. Dans le volet, cliquez sur « Anmelden » (se connecter). Un code court apparaît.

2. « Im Browser fortfahren » (poursuivre dans le navigateur). Une page de confirmation s’y ouvre, sur votre propre domaine de chat, avec le même code.

3. Cliquez sur « Verbinden » (connecter). La page utilise votre connexion existante dans le navigateur. Si vous n’y êtes pas connecté, la page vous propose de vous authentifier et le code reste valable.

4. Le volet termine la connexion de lui-même.

L’opération expire au bout d’un court délai. À la fin, le volet reçoit exactement une valeur : votre clé personnelle portant le nom « Outlook-Add-in ». Elle est limitée dans le temps et peut être révoquée à tout moment, dans les réglages du chat web sous « API-Schlüssel für Agenten » (clés API pour les agents).

L’avantage de cette voie : l’authentification à deux facteurs et, plus tard, la connexion via Entra fonctionnent sans travail supplémentaire, parce que la connexion au navigateur les couvre de toute façon.

Une limite qu’il faut connaître

Les réponses du volet n’apparaissent pas dans le chat web

Ce que vous discutez dans le volet Outlook n’apparaît pas dans l’historique du chat web. L’historique vit dans le volet. C’est une limitation connue de l’interface par laquelle les clients externes sont raccordés.

La mesure de la consommation et la journalisation s’appliquent néanmoins pleinement. Il n’y a donc aucune lacune en matière de coûts et de traçabilité, simplement pas de second historique de conversation.

Pour les administrateurs : conditions préalables

Condition	Détail
TLS valide publiquement	Office ne charge que du HTTPS approuvé publiquement. Une autorité de certification interne ne suffit pas, le volet resterait vide
Boîtes aux lettres sur Exchange Online	POP3, IMAP et Exchange local ne sont pas pris en charge par la plateforme d’add-ins. Il n’existe aucun contournement
Droits d’administration dans Microsoft 365	Rôle « Administrateur général » ou « Administrateur Exchange »
Domaine de chat joignable	Le volet s’adresse au même domaine que le chat web

Les réponses doivent être transmises en continu

Si le flux de réponse est mis en mémoire tampon au lieu d’être transmis en continu, la fenêtre d’affichage d’Outlook s’interrompt au bout d’un court délai avec « aucune connexion », alors que tout fonctionne correctement côté serveur. Sont concernées précisément les réponses longues et riches en appels d’outils, celles-là mêmes pour lesquelles on veut l’add-in. Le réglage par défaut est correct ; il ne devrait pas être modifié.

Pour les administrateurs : mise en place

1. Mettre l’add-in à disposition, de sorte qu’il soit servi sous votre domaine de chat.

2. Créer l’agent. Créer un agent dans le chat, par exemple sous le nom Outlook-Assistent, avec le modèle standard du client et, dans un premier temps, sans connecteurs.

3. Autoriser l’agent pour l’accès distant. Sans cette autorisation, l’interface refuse l’accès. De plus, le droit de rôle « Remote-Agenten » (agents distants) doit être attribué aux rôles appelés à utiliser l’add-in.

4. Enregistrer l’agent par défaut, afin que personne n’ait à le choisir dans le volet.

5. Vérifier le manifeste. Il ne doit plus contenir le moindre espace réservé.

Distribution dans le centre d’administration Microsoft 365

1. Ouvrir admin.microsoft.com, puis Paramètres → Applications intégrées.

2. Charger des applications personnalisées, puis Complément Office et Charger le fichier manifeste.

3. Attribuer à Moi uniquement pour tester, à des utilisateurs/groupes précis pour un pilote ou à l’organisation entière pour le déploiement. Confirmer les autorisations et déployer.

Comptez 24 heures

Selon Microsoft, il faut jusqu’à 24 heures pour que l’add-in apparaisse dans le ruban chez tous les utilisateurs. L’Outlook classique dispose en plus d’un cache local.

Pour un pilote, la voie passant par aka.ms/olksideload est nettement plus rapide. Elle agit boîte aux lettres par boîte aux lettres et prend effet immédiatement sur tous les clients de cette boîte.

Lors des mises à jour, incrémentez le numéro de version dans le manifeste et actualisez-le sous Applications intégrées. Le GUID reste toujours le même. Un nouveau GUID compte comme un add-in étranger et apparaîtrait une seconde fois dans le ruban.

En option : reprendre le style rédactionnel

Si le volet doit apprendre le style rédactionnel personnel à partir des courriels envoyés, il lui faut son propre enregistrement d’application dans Entra, avec une autorisation de lecture déléguée sur la boîte aux lettres. Sans cette étape, l’add-in fonctionne entièrement, seule la reprise du style manque. Le jeton d’accès reste alors dans le client et ne parvient pas à votre serveur. Aucune autorisation d’envoi n’est demandée, et ce délibérément.

Recherche d’erreurs

Symptôme	Cause et solution
L’add-in n’apparaît pas dans le ruban	La distribution prend jusqu’à 24 heures. Tester tout de suite via le chargement indépendant. Redémarrer l’Outlook classique
Le volet reste blanc	Vérifier le certificat. Il en faut un valide publiquement, pas une autorité de certification interne
Volet vide uniquement dans Outlook sur le web	Le volet ne doit pas être bloqué par des en-têtes d’encadrement
L’accès à l’agent est refusé	L’autorisation de l’agent pour l’accès distant manque, ou le droit de rôle est désactivé
Une connexion est exigée en pleine discussion	La clé personnelle a expiré. Se déconnecter dans le volet, puis se reconnecter
Interruption sur les réponses longues	Le flux de réponse est mis en mémoire tampon au lieu d’être transmis en continu
L’add-in manque chez certaines personnes	Leur boîte aux lettres n’est pas sur Exchange Online

Les erreurs issues du volet atterrissent en outre dans le panneau d’administration, sous « Logs » (journaux), onglet « Client-Fehler » (erreurs client). On y trouve la cause technique avec la personne, la plateforme et le nom du fichier, jamais le contenu d’un fichier. Les entrées sont supprimées automatiquement une fois le délai de conservation écoulé.