Consommation, budgets et facturation

La mesure de la consommation est toujours active. Elle montre ce que l’utilisation coûte réellement et sert de base aux budgets, aux limites et aux justificatifs.

Ce qui est mesuré

La base, ce sont les tokens de chaque requête, séparés en entrée et en sortie. Il en résulte un montant par requête, que le panneau additionne par personne, par modèle, par jour et par mois. Les prix des modèles sont déposés dans la configuration et peuvent être repris du catalogue du fournisseur ; la facturation se fait en euros, à un taux de change figé pour chaque mois de facturation. Les mois clôturés et leurs justificatifs restent ainsi tels qu’ils étaient.

Entretenir les prix en vaut la peine

Renseignez le prix et la taille de contexte pour chaque modèle en service. Si ces indications manquent, l’analyse travaille avec des hypothèses : elle paraît alors plausible et n’en est pas moins fausse, et les longues conversations sont tronquées plus tôt que nécessaire.

Budget mensuel et limites personnelles

Pour l’organisation, il est possible de fixer un budget mensuel commun en euros. C’est un réservoir mensuel commun, non un montant par personne. Sans saisie, il n’y a pas de budget. Sur la vue d’ensemble, l’état est confronté à la consommation réelle, avec avertissement et projection avant que cela ne devienne juste.

Un interrupteur vous permet de décider si le budget est seulement affiché ou également appliqué :

Réglage	Effet
désactivé	Le budget est purement indicatif. Personne n’est bloqué.
activé	Une fois le budget épuisé, les nouvelles requêtes sont refusées, pour tous les comptes, administrateurs compris. Un bandeau d’information apparaît dans le chat. Le panneau lui-même reste utilisable.

Une augmentation du budget, la désactivation de l’interrupteur et le passage au mois suivant lèvent le blocage.

Il est en outre possible de fixer une limite mensuelle par personne.

Le pot commun l’emporte sur la limite personnelle

Si le pot commun est vide, tout le monde est à zéro, y compris celui qui est encore très loin d’avoir épuisé sa propre limite. La limite personnelle est un frein supplémentaire, pas une réservation.

« Guthaben » : deux significations

Le mot « Guthaben » (avoir) figure à deux endroits dans le panneau et désigne deux choses différentes :

	« Guthaben » d’une personne	« Guthaben » de l’organisation
Ce que c’est	le compte de limite individuel, en euros	le solde issu des versements enregistrés
À quoi cela sert	l’application technique des blocages par compte	la vue d’ensemble commerciale des versements et de la consommation
Quand c’est pertinent	uniquement lorsque l’application est active	dès que vous enregistrez des versements

En bref : l’avoir par personne est une soupape, l’avoir de l’organisation est une comptabilité. L’avoir en tokens lui-même est délibérément mis en commun à l’échelle de l’organisation, afin que des personnes isolées ne se heurtent pas à une limite artificielle alors qu’il reste du budget ailleurs.

Facturation et justificatifs

La page de facturation montre le mois choisi avec deux postes : des frais de plateforme par utilisateur et la consommation de tokens mesurée. Les deux peuvent être édités en CSV et en PDF. Les versements sont enregistrés dans un grand livre qui n’est jamais que complété : une correction se fait par écriture inverse, l’entrée d’origine reste en place. Les mois écoulés se trouvent dans une archive.

Plutôt bloqué que faux

S’il manque une base de calcul, le panneau bloque les justificatifs au lieu de calculer silencieusement avec zéro. Un justificatif qui indiquerait un chiffre trop bas sans message d’erreur serait pire que pas de justificatif du tout.

Les justificatifs ne sont pas des factures fiscales

Le CSV et le PDF sont des justificatifs, non des factures fiscales, et il n’y a pas de raccordement au paiement. La facturation et l’encaissement continuent de passer par votre comptabilité.

Les analyses

Deux vues montrent les mêmes chiffres sous des angles différents : une vue mensuelle du mois civil, avec indicateurs, évolution journalière et tableaux par utilisateur et par modèle, et une vue glissante sur les dernières semaines, avec comparaison à la période précédente.

Pour la question portant sur une requête isolée, aucune des deux n’est compétente ; ce sont les journaux qui s’en chargent.