Fichiers et connaissances
Cette page distingue trois choses que l’on confond sans cesse au quotidien : joindre un fichier à un message, rendre tout un fonds documentaire consultable et rechercher dans ses propres conversations. Deux d’entre elles sont disponibles dès l’installation, la troisième non.
Trois choses, un seul mot
Section intitulée « Trois choses, un seul mot »| Ce que vous voulez | Comment cela s’appelle | État à la livraison |
|---|---|---|
| Le collègue doit lire ce fichier précis, maintenant | Joindre un fichier (contexte) | activé |
| Un fonds de nombreux documents doit rester consultable durablement | Recherche de fichiers, aussi appelée RAG, abréviation de retrieval-augmented generation, soit des réponses construites à partir de passages retrouvés | désactivé, mis en place par l’administrateur |
| Je cherche un passage dans mes anciens chats | Recherche en texte intégral dans les conversations | activé |
Le traitement des fichiers provient de LibreChat, tout comme l’interface RAG qui se trouve derrière.
Joindre un fichier à un message
Section intitulée « Joindre un fichier à un message »C’est le cas normal. Vous joignez un document à votre message, son contenu passe dans le contexte de cette conversation et vous posez votre question à son sujet. On joint un fichier par le menu du champ de saisie ou en le faisant glisser sur la fenêtre de chat.
C’est indiqué pour des documents isolés : vérifier un contrat, résumer un procès-verbal, faire analyser un tableau. Le contenu reste dans cette conversation et ne devient pas un fonds consultable.
Les formats bureautiques et textuels habituels sont traités, entre autres PDF, Word (.docx),
Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), texte, Markdown, CSV, JSON et XML. Les images aux formats
JPEG, PNG, GIF et HEIC passent également, mais uniquement sur une fiche de modèle qui comprend
les images. Sur une fiche purement textuelle, une image reste sans effet, voir
Chat et modèles.
La liste exacte des types de fichiers autorisés est configurable. Où, c’est expliqué plus bas dans la section destinée aux administrateurs.
Le nombre de fichiers que vous pouvez joindre par message et la taille maximale d’un fichier sont fixés par l’administrateur. Le réglage par défaut est généreux et constitue rarement la véritable limite. Ce qui compte davantage en pratique, c’est la quantité de texte qu’un modèle peut lire en une requête. Un document de plusieurs centaines de pages remplit le contexte, chasse le reste de la conversation et dégrade la réponse. C’est pour de tels fonds qu’existe la recherche de fichiers.
Recherche de fichiers dans un fonds documentaire
Section intitulée « Recherche de fichiers dans un fonds documentaire »La recherche de fichiers est autre chose que le fait de joindre un fichier. Les documents téléversés sont découpés en sections et stockés de façon à être trouvés non par mots-clés, mais par proximité de sens. En réponse à une question, le collègue va alors chercher précisément les sections pertinentes au lieu de placer le document entier dans le contexte.
L’avantage apparaît avec des documents nombreux et longs : une poignée de manuels, un recueil de directives, les archives d’un projet. Au lieu de « lis ces 400 pages », la consigne devient « trouve les trois passages qui répondent à ma question ».
Recherche en texte intégral dans ses propres chats
Section intitulée « Recherche en texte intégral dans ses propres chats »La recherche de la barre latérale porte sur vos conversations, pas sur vos documents. Elle trouve l’endroit où quelque chose a été discuté. Cette recherche est toujours active, elle n’a besoin d’aucun fournisseur d’embeddings.
Pour les administrateurs
Section intitulée « Pour les administrateurs »Activer la recherche de fichiers
Section intitulée « Activer la recherche de fichiers »-
Renseigner un fournisseur pour les embeddings. Sans lui, les documents ne peuvent pas être préparés pour la recherche par le sens. Qui veut tenir le positionnement UE choisit un fournisseur dont le traitement reste résident dans l’UE.
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Mettre à disposition les composants supplémentaires nécessaires. La recherche de fichiers apporte son propre service pour préparer et interroger les documents ; il n’est sollicité qu’en interne.
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Activer l’interface. Le commutateur n’apparaît dans le chat qu’après cela.
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Vérifier le droit de rôle. Dans l’éditeur de rôles, sous « Werkzeuge » (outils), figure le droit « Datei-Suche (RAG) » (recherche de fichiers) accompagné de la mention « Hochgeladene Dokumente durchsuchen » (rechercher dans les documents téléversés). En option, à côté, « Datei-Zitate » (citations de fichiers) pour les références de sources issues des fichiers. Qui ne veut donner la recherche de fichiers qu’à certains rôles gère ce droit exclusivement ici.
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Vérifier ensuite que la recherche renvoie réellement des résultats du fonds dans un chat tout neuf.
Modifier les limites et les types de fichiers autorisés
Section intitulée « Modifier les limites et les types de fichiers autorisés »Dans le panneau, sous « Konfiguration → Dateien & Speicher » (configuration, fichiers et stockage). On y trouve les plafonds pour les téléversements, la limite pour les photos de profil et la liste des types de fichiers autorisés.
Une intervention judicieuse lors de la mise en place consiste à abaisser le plafond par fichier à une valeur réaliste pour votre quotidien. Cela tient les vidéos et les archives téléversées par mégarde à l’écart du stockage.
Ce qui se passe quand un compte est supprimé
Section intitulée « Ce qui se passe quand un compte est supprimé »Lorsqu’une personne est supprimée depuis le panneau d’administration, ses fichiers sont retirés eux aussi et les index de recherche sont nettoyés. Le dialogue propose expressément au préalable « Daten exportieren (JSON) » (exporter les données au format JSON), car le droit d’information prévu par le RGPD doit être satisfait avant la suppression.